Jeudi 07 février 2008
Encore une nouveauté de taille pour la suite bureautique en ligne de Google
Décidément, voilà un service en ligne en bêta qui n'arrête pas d'évoluer. Google Docs nous apporte une nouvelle fonctionnalité très appréciable, laquelle vous permet désormais de publier des sondages ou tout autre type de questionnaire et de récolter les résultats directement dans votre feuille de calcul Google Docs. Une belle nouveauté qui participe un peu plus à l'amélioration du travail collaboratif sur la suite bureautique éditée par Google.
Rappelons enfin que pour bénéficier de l'ensemble des services en ligne de Google Docs, il vous faut simplement disposer d'un compte Google (gratuit) ou adresse Gmail. Si ce n'est pas le cas, rendez-vous sur le formulaire d'inscription qui vous donnera accès à de nombreux services (agenda, lecteur de flux RSS en ligne, alertes mail, webmail, page Google personnalisable...).
Tout d'abord, vous devez créer une nouvelle feuille de calcul qui récoltera les questions de votre questionnaire mais également toutes ses réponses. Dès qu'un participant à ce sondage vous répondra, sa réponse apparaîtra automatiquement dans cette feuille de calcul.
Le format de type Feuille de calcul ou Excel était donc le plus adapté à ce type de données et à son stockage. Via le bouton Créer sur l'interface de Google Docs, sélectionnez Feuille de calcul.
Une fois votre feuille de calcul créée, nommez-la puis cliquez une fois sur le bouton Partager.
Là, cochez la case à remplir un formulaire...
... puis cliquez sur le bouton du bas Démarrer l'édition de votre formulaire.
Vous y êtes. Libre à vous de remplir les champs qui suivent selon votre enquête. Voici un exemple fictif de questionnaire possible :
Si vous avez plusieurs questions à poser, cliquez sur + Ajouter une question et remplissez à nouveau les champs vierges. Sachez que chaque question apparaîtra dans une colonne de votre feuille de calcul. Les réponses figureront, quant à elles, dans les lignes successives correspondantes (voir capture d'écran en bas de page). Pensez surtout à cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre question. Vous pourrez la modifier si besoin est.
Une fois votre questionnaire complètement réalisé, cliquez sur le bouton Next, choose recipients pour sélectionner les contacts auxquels vous souhaitez faire parvenir ce questionnaire.
Indiquez les adresses mails de vos "sondés" puis modifiez les préférences au besoin. S'il y a plusieurs adresses mails, séparez-les par des virgules. Vous disposez d'un aperçu sur la droite de l'interface :
Une fois vos contacts indiqués, cliquez sur le bouton Invite People pour leur faire parvenir ce questionnaire.
Du côté des invités, voici le mail type qu'ils reçoivent : 
Selon le logiciel de messagerie dont ils disposent, ils peuvent répondre directement dans leur mail (c'est le cas de Gmail bien entendu, également développé par Google). Dans le cas contraire, ils peuvent cliquer sur le lien contenu dans le mail pour accéder directement au questionnaire en ligne.
Revenons à votre document. Et voici la forme sous laquelle vont apparaître vos réponses dans votre feuille de calcul Google Docs : 
On constate donc qu'une personne sondée a répondu au questionnaire le 7 février 2008 à 15h28 et a répondu favorablement à la question posée.
Si vous utilisez iGoogle, sachez qu'il existe un gadget qui vous tiendra informé de la participation en temps réel, sans avoir à vous rendre sur votre feuille de calcul Google Docs. Pratique !
Ce gadget est disponible à cette adresse. Cliquez simplement sur le bouton Ajouter à Google.
