Fonctions indispensables sous Google Docs

Simplifier le processus de saisie, travailler à plusieurs, enrichir son document avec de bonnes ressources complémentaires.., tant d'options à connaître quand on utilise ce Docs en ligne.

Google documents est un traitement de texte intégré dans l’environnement de Google Drive. L’outil bénéficie de multiples fonctionnalités et nous avons voulu vous en donner ici un aperçu avec cette sélection.

De quoi bien débuter si vous en prenez en main ce service en ligne, ou enrichir vos connaissances si vous êtes utilisateur averti.

Créer des raccourcis pour la saisie

Lorsque vous utilisez un outil de saisie de texte, il est possible que vous soyez amené à taper de manière répétée les mêmes mots ou expressions.

Si vous voulez vous dispenser de cette saisie laborieuse – d’autant plus si ce sont des mots non reconnus par le dictionnaire natif, vous avez la possibilité de les enregistrer et d’attibuer un raccourci pour chacun.

Vous trouverez cette option en vous rendant dans le Menu Outils puis dans les Préférences. Là, saisissez le mot et le raccourci associé.

Saisie rapide de mots sous Docs

Idéal aussi pour les caractères spéciaux dont la saisie n’est pas toujours évidente à mémoriser.

Collaborer sur un même document

Il arrive que certains documents que nous réalisons se fassent à plusieurs. Dans ce cas, et plutôt que de passer par un système de communication tiers, sachez qu’un système de chat et de modification en direct est proposé par Google Document.

Pour ce faire, commencez par utiliser le bouton Partager qui s’affiche en haut à droite de votre interface. Vous aurez ensuite à renseigner l’e-mail de votre collaborateur puis à définir précisément les privilèges dont il bénéficiera (le bouton Avancé est là pour ça).

Écriture collaborative sur Google Documents

Lorsqu’un tiers modifie un document, vous voyez en direct les changements qu’il apporte, de même que l’endroit précis où est placé son curseur.

Insérer un dessin manuel dans votre doc

Le menu Insertion puis Dessin vous donne accès à cette option. Une fois active, vous découvrez une nouvelle interface d‘écriture manuelle.

Insertion dessin dans le traitement de texte

Mais au-delà de balader le trait dans cette zone, vous disposez aussi d’insertions pré-formatées : formes prédéfinies, légendes, flèches, traits, cercles, insertion d’images de Drive ou depuis le disque dur…

Optez pour des polices de caractères tendances

Il n’est pas toujours évident de trouver une police de caractères sympathique pour rédiger ses textes. Alors si vous voulez en changer et être presque certain de ne pas vous tromper, Google Documents liste les polices les plus tendances du moment.

Cela se passe sous le menu déroulant Police puis dans Autres polices.

Polices populaires

De quoi vous donner une idée de ce qui se fait ces temps-ci en matière de mise en forme.

Personnaliser sa page vierge

Par défaut, le service en ligne vous affiche une page en mode portrait avec des dimensions prédéfinies. Tout comme sous Word ou sous OpenOffice et bien d’autres traitements de texte, il est possible de changer ces paramètres selon vos besoins.

Ouvrez le Menu Fichier puis accédez à la Configuration de la page. Vous pourrez y définir les paramètres précités, mais aussi la couleur de fond de la page ainsi que les marges de votre feuille. Notons que vous pouvez enregistrer cette nouvelle configuration pour en disposer par défaut.

Propriétés de la page

Pour un meilleur confort d‘écriture et de lecture, n’oubliez pas d’activer le Plein écran depuis le Menu Affichage. Resterons apparents la régle et les taquets de tabulation. Utilisez la touche Échap pour sortir de ce mode.

Afficher en permanence votre table des matières

Il existe une fonction native vous permettant de générer automatiquement une table des matières. Indispensable pour tout utilisateur de traitement de texte, cette fonctionnalité peut toutefois être améliorée.

Surtout si vous n’avez pas envie de scroller en permanence jusqu’au début du document pour afficher votre sommaire.

Voici comment fonctionne le module complémentaire Table des matières :

Utiliser les raccourcis clavier

Ces combinaisons n’ont rien d’un luxe pour qui utilise fréquemment ce traitement de texte. La liste complète est accessible depuis le Menu Aide de Doc. Un moteur de recherche y est aussi proposé :

Moteur de recherche de raccourcis sous Docs

Rechercher des liens intéressants

Pour enrichir vos documents, les liens hypertextes vers des pages complémentaires sont particulièrement utiles. Une option plutôt discrète permet aux utilisateurs de Google Document d’en insérer très facilement.

Cela pour la simple et bonne raison qu’ils disposent d’un moteur de recherche de ressources intéressantes, directement intégré dans le traitement de texte.

Pour en bénéficier, sélectionnez le texte de votre choix puis effectuez un clic droit dessus. Choisissez Lien puis faites votre requête dans le champ prévu à cet effet :

Insertion de liens dans un document

Personnaliser votre dictionnaire

Lorsque vous effectuez une correction globale de votre document, les mots erronés apparaissent soulignés en rouge. Cependant, certains d’entre eux sont peut-être corrects. Ce signalement peut s’avérer agaçant à la longue puisqu’il va polluer votre correction et vous faire perdre du temps.

Dictionnaire personnel

Pour vous éviter ces faux-positifs, allez dans le Menu Outils puis dans Dictionnaire personnel. Ajoutez simplement vos mots pour que l’outil les ignore où les suggère si besoin.

Configurer l’interligne

Pour modifier l’espace entre les lignes pour le rendu final de votre doc, allez dans le Menu Format puis dans Interligne. Définissez vos préférences dans L'Espacement personnalisé.

Espacement personnalisé pour interlignes

De quoi paramètrer au mieux votre document et gagner de la place si besoin.

Publié le Le 10/06/2015 à 08:59

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