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Utilisation de iCal en 10 astuces

Les experts connaissent très certainement ces réglages, les débutants sûrement pas. Si vous venez de passer sous Mac et que vous souhaitez connaître les réglages les plus intéressants, voilà ce qu’il ne faut pas manquer.

Cet article a été réalisé à partir de la version 7.0 (1835.1) de iCal. Les astuces proposées ici sont accessibles à tous, même aux grands débutants.

Recevoir un e-mail pour une alerte événement

Si vous avez plutôt l’habitude de fonctionner avec une messagerie, vous pouvez tout à fait être prévenu(e) de vos rendez-vous par e-mail. Pour ça, double-cliquez sur l’événement puis cliquez ensuite sur la zone des horaires. Dans le menu déroulant Alerte, choisissez Personnaliser :

personnaliser alerte ical

Pour finir, choisissez e-mail puis indiquez votre adresse et le délai avant alerte.

Créer rapidement un événement

Les choses vont se dérouler en 3 temps en ne vous prendront que très peu de temps. D’abord, vous allez effectuer le raccourci Cmd + N pour ouvrir la zone de saisie d’événement. Puis, vous allez noter directement l’intitulé de votre rendez-vous suivi de la date et l’heure. Et enfin, vous devrez valider ce nouvel événement en appuyant sur la touche Entrée.

Pour saisir un événement du jour, indiquez simplement l’heure (par exemple : « piscine à 16h15 »). Il n’en faudra pas plus pour afficher votre nouveau rendez-vous dans votre calendrier :

saisie rapide ical

Changer le calendrier par défaut

Si vous utilisez l’astuce précédente, vous constaterez assez rapidement que les nouveaux événements se créent toujours dans le même calendrier. Il s’agit de votre agenda par défaut et vous pouvez à tout moment le modifier.

Pour déterminer un autre calendrier par défaut, vous devrez effectuer le raccourci clavier Cmd + , et modifier le calendrier par défaut sous l’onglet Général.

calendrier par défaut

Afficher les anniversaires de vos amis Facebook

Avec plus d’1 milliard de Terriens connectés à Facebook, il se peut que vous fassiez partie des membres du réseau social. Si vos contacts Facebook ne sont pas forcément ceux qui sont dans votre carnet d’adresses Apple, sachez que vous pouvez afficher les anniversaires de vos amis directement dans iCal.

Pour ça, vous devrez vous rendre dans la section Événements du réseau social puis Exporter. Cliquez ensuite sur l’option exporter les anniversaires de vos amis et suivez les instructions de création du nouveau calendrier.

exporter événements facebook

L’affichage des éléments du calendrier est quasi-instantané.

Partager un calendrier

Si vous êtes plutôt branchés Apple à la maison et qu’une fois vos poches vidées, votre salon ressemble à un Apple Store, il peut être intéressant de partager certaines données entre vous, à commencer par les agendas.

Pour ça, commencez par afficher la liste des Calendriers en cliquant sur le bouton éponyme puis effectuez un clic droit sur l’agenda à partager.

partager le calendrier

L’option Partager le calendrier vous invitera ensuite à saisir l’adresse e-mail de la personne.

Paramétrer les notifications

Lorsque vous partagez justement un agenda avec une personne tierce, vous êtes souvent amené(e) à recevoir des alertes sur de nouveaux événements saisis, des rendez-vous modifiés ou supprimés.

Les Préférences Système de votre Mac (version récente bienvenue) vous donneront accès à la rubrique Notifications. C’est à partir de cette zone que vous pourrez définir le type d’alertes que vous recevrez et bien d’autres paramètres. Pour gagner en tranquillité, n’hésitez pas à faire un tour dans la section Ne pas déranger.

paramètres notifications ical

Rechercher des flux d’agendas intéressants

Si vous utilisez iCal comme un véritable outil de gestion d’événements, vous n’allez pas y placer que vos rendez-vous. Comme vous avez pu précédemment le faire avec le flux d’événements en provenance de Facebook, vous allez pouvoir récupérer d’autres flux sur des sites dédiés. Ainsi pourrez-vous être informés sur les vacances scolaires, les événements sportifs de votre équipe préférée, le calendrier lunaire…

Voici au moins 2 sites où vous pourrez trouver des ressources intéressantes :

iCal propose en natif des calendriers comme l’anniversaire de vos contacts et les vacances. Pour les afficher, effectuez le raccourci Cmd + , puis cochez les 2 cases en bas de fenêtre.

Les 5 raccourcis clavier à connaitre

Voilà quelques combinaisons indispensables pour aller plus vite sous iCal :

Action Raccourci
Créer un nouvel événement Cmd + N
Afficher les informations d’un rendez-vous Cmd + I (après sélection) ou Entrée
Naviguer d’un rendez-vous à un autre touches haut, bas, gauche, droite
Aller à la date du jour Cmd + T
Aller à une date précise Shift + Cmd + T

Exporter rapidement un rendez-vous

Désormais, nous pouvons stocker bien plus que des rendez-vous dans iCal. Pièces jointes, remarques, liens… un même événement peut être constitué de nombreux éléments.

Si, pour une raison ou pour une autre, vous avez besoin d’exporter rapidement un événement et ses constituants, vous pouvez faire un glisser-déposer de ce dernier sur un répertoire de votre choix. Cette astuce peut également être utilisée dans le cadre de la constitution d’un dossier (avec un client par exemple). Aussi pourrez-vous regrouper dans un même dossier les documents, feuilles de calcul, présentations… mais également le fichier relatif au rendez-vous. Et pourquoi ne pas y mettre également la fiche contact contenue dans votre carnet d’adresses ?

sauvegarde événement

Transformer un e-mail en tâche

Jeune utilisateur du système d’exploitation Mac, vous savez maintenant que des synergies ont été mises en place entre les différents logiciels natifs. Aussi existe t-il une passerelle très intéressante qui permet de transformer un e-mail contenant une date en un rendez-vous.

Le système identifiera automatiquement la date et l’heure de l’événement contenu dans le message et les traduira en événement. Il vous faudra seulement survoler ces données temporelles dans l’e-mail pour qu’un encadré fasse son apparition. Cliquez alors sur l’option puis modifiez éventuellement les entrées.

mail en tâche

Les formats de date reconnus :

  • 12/07/2014
  • 12 juillet 2014
  • le 12
  • dimanche prochain
  • dimanche
  • le dimanche
  • ce dimanche

Les événements des autres calendriers apparaissent alors dans cet aperçu d’iCal, nous donnant la possibilité d’enregistrer ce nouveau rendez-vous en connaissance de notre véritable emploi du temps, même si iCal n’est pas lancé. Vraiment pratique au quotidien.

Publié le Le 15/01/2014 à 09:03

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