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Fonctions à connaître pour maîtriser Evernote

En matière de prise et de gestion de notes, Evernote est clairement une référence. Si vous débutez sur ce logiciel, voici quelques astuces pour prendre un bon départ.

Les fonctionnalités et outils proposés ici sont accessibles aussi bien aux utilisateurs de comptes Evernote gratuits qu’à ceux qui ont opté pour un compte Premium.

Transformer des pages web en notes

Le webclipper de Evernote

Parce qu’on trouve un tas de choses intéressantes sur Internet, la conversion de pages web en notes Evernote est bien entendu possible.

Pour ça, l’éditeur a mis sur pied un petit outil gratuit répondant au nom de Evernote Web Clipper . Il est disponible pour les principaux navigateurs que sont Chrome, Internet Explorer, Firefox, Opera et Safari. Il prend la forme d’un petit bouton qui se placera dans la zone de vos extensions et qui vous permettra de capturer une page rapidement et simplement.

Il vous sera possible de marquer des annotations directement sur la page, d’attribuer des étiquettes, de définir le carnet dans lequel sera versée la note… bref, tout est là pour conserver son organisation Evernote au sein même de votre navigateur.

Si vous avez un compte gratuit et que votre quota d’envoi de notes est par conséquent limité, optez pour le format de sauvegarde Article simplifié.

Envoyer ses notes depuis safari pour iPad

La manœuvre va vous demander un pieu de bricolage mais elle reste tout à fait possible avec un bout de code. On vous a détaillé toutes les étapes à suivre dans ce tutoriel.

Créer une note à partir d’un e-mail

Selon l’objet que vous indiquerez dans votre e-mail, vous pourrez la placer dans le bon carnet, lui attribuer un rappel automatique ou même une étiquette. Encore une fois, tout est question de syntaxe. Voilà les formules qu’il vous faudra utiliser :

syntaxe conséquence pour la note envoyée exemple
! pour ajouter un rappel !sunday
#nom de l’étiquette pour ajouter une étiquette à une note #comptabilité
l'arobase à la fin de l’objet pour placer une note dans un carnet en particulier @notesdefrais

Attention, pour que l’attribution d’une étiquette fonctionne, il faut que celle-ci existe déjà. En clair, vous ne pouvez pas créer de nouvelles étiquettes par le biais de l’envoi par e-mail.

Intégrer Evernote dans Gmail

On a déjà abordé ce point dans nos colonnes mais il est évident qu’il a toute légitimité à figurer dans cette liste. Les utilisateurs de Gmail seront ravis d’apprendre qu’ils pourront créer de véritables synergies entre le webmail de Google et Evernote.

Au programme :

  • la création de notes depuis l’interface de Gmail
  • envoi de pièces jointes hébergées sur Evernote dans vos messages Gmail
  • insertion de notes complètes hébergées sur Evernote dans vos e-mails Gmail

Bref, un must qu’on vous détaille ici.

Les raccourcis clavier indispensables

Utilisateurs de version Windows ou Mac du gestionnaire de notes, voici quelques raccourcis clavier qu’il vous faudra mémoriser si vous voulez travailler plus vite.

Action Raccourci Windows _Raccourci Mac
Créer une nouvelle note Ctrl + Alt + N Ctrl + + N
Faire une recherche globale dans vos notes Touche Windows + Shift + F Alt + + F
Lancer la synchronisation des notes F9 Ctrl + Cmd + S
Insérer la date et l’heure à l’endroit du curseur Alt + Shift + D et Ctrl + ; + Shift + D et + Shift + + D
Recherche dans une note Ctrl + F + F
Nouvelle étiquette Ctrl + Shift + T + + N
Vérification de l’orthographe de la note en cours F7 + ;

Pour le reste, les traditionnels raccourcis de sélection, de copier-coller, de mise en forme et autres fonctionnent aussi ici.

Modifier un ensemble de notes

Vous voulez opérer un changement sur l’ensemble des notes d’un carnet ? Sélectionnez-les toutes via la raccourci clavier Ctrl + A sous Windows ou Cmd + A sous Mac OS et vous afficherez une zone d’options qui vous permettra de déplacer vos notes dans un autre carnet, de les fusionner toutes, d’enregistrer en rafale les pièces jointes présentes, de voir combien de notes sont présentes dans le carnet…

Operations sur un ensemble de notes Evernote

Scannez et rangez vos documents

Besoin de gagner un peu de place chez vous ou dans votre entreprise ? Nécessité d’optimiser votre organisation de papiers ? Evernote est sans doute l’une des solutions les plus efficaces pour parvenir à vos fins. Si vous jetez un œil dans la section ScanSnap des préférences de votre logiciel, vous découvrirez que vous pourrez envoyer directement vos scans directement dans Evernote.

J’utilise ce procédé avec un ScanSnap S1300 depuis quelques mois et je vous confirme que l’expérience est concluante. L’utilitaire fourni avec le matériel vous permet de définir précisément le type de numérisation que vous pourrez réaliser :

Utilitaire et réglages du Scansnap

Retrouver l’ancienne version d’une note

Windows propose les points de restauration, Evernote l’historique des notes. Pour chaque note que vous faites évoluer au fil du temps, il vous est possible d’en voir ses versions successives.

Par exemple, pour la rédaction de cet article, je dispose d’un historique de 4 notes. Il m’est possible de réimporter la version de mon choix en me rendant dans les informations de ma note. J’obtiens alors cette fenêtre :

Historique de notes

Faites des liens entre vos notes

Evernote ne serait pas un gestionnaire digne de ce nom si nous ne pouvions pas établir des liens entre les notes, cela même si elles appartiennent à des carnets différents. La manœuvre est possible et elle se passe en 2 temps :

  • 1. Effectuez un clic droit sur la note de votre choix puis optez pour Copier le lien de la note
  • 2. Sélectionnez un texte dans une notre de votre choix puis ajouter le lien comme illustré ci-dessous :

Création de liens dans Evernote

Utilisez le raccourci Ctrl + K sous Windows ou + K pour créer rapidement votre lien.

Cacher du texte dans vos notes

Tout ce que vous annotez n’est pas forcément visible par tous. Pour ça, Evernote a mis en place une fonctionnalité de cryptage de texte. Sélectionnez le ou les mots que vous voulez masquer, effectuez un clic droit puis Chiffrer le texte sélectionné. Indiquez maintenant votre mot de passe et votre texte apparaîtra alors de cette manière :

Crypter un texte

Cette fonction sera notamment utile à tous ceux qui partagent des notes et des carnets avec des personnes tierces.

Le saviez-vous ? Evernote est aussi disponible sur Windows 8. Découvrez notre test de l’application.

Publié le Le 31/03/2014 à 12:08

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