Signature Outlook: création, sauvegarde, ajout d'images

Envie de créer et de gérer votre signature (personnelle ou professionnelle) sur le client de messagerie Outlook ? Notre tutoriel vous explique tout…

Le client de messagerie Outlook ne se contente pas d’une simple insertion de texte pour les signatures. Les possibilités d‘édition sont très nombreuses et ce tutoriel à l’adresse des débutants récapitule les principales options disponibles.

Guide valable pour Outlook 2016.

Créer sa signature

Première étape logique de ce tuto, la création de votre signature. Celle-ci pourra s’effectuer depuis la fenêtre de Nouveau message et depuis le bouton Une signature qui s’affiche sous l’onglet Message de votre ruban.

Créer une nouvelle signature dans Outlook

Cliquez sur Signatures pour accéder au gestionnaire dédié qui ressemble à ça :

Gestionnaire de signatures

Après avoir cliqué sur le bouton Nouveau, vous serez en mesure d’éditer votre signature grâce aux traditionnels outils de mise en forme du texte. Contentons-nous pour le moment des options basiques pour rédiger notre texte :

Éditer sa signature

Validez votre texte via le bouton Ok puis créez un nouveau message pour constater que celle-ci s’ajoute bien automatiquement au bas de votre courrier électronique.

Ajouter un logo

On peut insérer quelques éléments additifs dans ce texte pour donner à notre signature un aspect plus professionnel et/ou convivial. Le logo d’entreprise fait partie de ces objets.

Pour insérer une image, il faut utiliser le bouton dédié :

Insérer une image dans signature

Sélectionnez le visuel de votre choix puis choisissez l’option Lier au fichier dans le menu déroulant Insérer.

Lier l'image à la signature

Vous pouvez également insérer une image hébergée sur un site web en indiquant son adresse complète dans le champ Nom de fichier de cette même fenêtre d’insertion.

Le logo va s’insérer automatiquement dans la zone d’édition. Il vous restera à faire quelques arrangements de mise en place des éléments les uns par rapport aux autres, et vous voilà fin prêt à communiquer comme il se doit.

Insertion de logo

Testez la mise en page finale de votre signature en créant simplement un nouveau message.

Ajouter une carte de visite

Autre élément que vous allez pouvoir ajouter et qui peut s’avérer particulièrement utile dans un contexte de communication professionnelle : la carte de visite au format .vcf.

Ce type d’insertion présente le double-avantage d’afficher les infos d’une signature saisie manuellement (comme ci-dessus) et d’offrir une possibilité au destinataire du message d’enregistrer rapidement vos coordonnées dans son carnet d’adresses. Cela va alourdir un peu votre message électronique mais tout cela va rester gérable (7 Ko dans le cadre de notre exemple).

L’option se trouve dans la même barre d’outils que pour les options de mise en forme de votre signature. Cliquez sur le bouton Carte de visite puis choisissez la vôtre dans votre répertoire.

Insertion de carte de visite

Après avoir personnalisé la taille de l’objet à l’aide du menu déroulant, la carte s’insère automatiquement dans votre signature. Là encore, testez l’insertion de l’élément en créant un nouveau message.

Sa carte de visite dans la signature

Sauvegarder ses signatures

Pour sauvegarder ou restaurer ses signatures, il faut vous rendre dans le menu Fichier de Outlook puis dans Options et Courrier.

Pour accéder à l’ensemble de vos signatures depuis une arborescence Windows, effectuez un clic (gauche) sur le bouton Signatures tout en maintenant la touche Ctrl de votre clavier enfoncée.

Vos fichiers signature dans l'explorateur Windows

Si vous voulez enregistrer dans un autre répertoire vos signatures, veillez à sauvegarder tous les fichiers. (à savoir les 3 formats : .txt, .rtf et .htm).

Gérer ses signatures

Retournons une nouvelle fois dans notre gestionnaire de signatures en suivant le chemin précédent mais sans maintenir la touche Ctrl enfoncée lorsque vous cliquez sur le bouton Signatures.

Les préférences de vos signatures

C’est là que vous pourrez modifier, créer ou supprimer vos signatures. C’est aussi ici que vous pourrez définir votre signature par défaut, et choisir si vous voulez que celle-ci s’insère lorsque vous répondez ou transférer un message.

Publié le Le 02/04/2017 à 23:20 par



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