Astuces pour Google Feuilles de Calcul

Google Sheets est un tableur en ligne dont certaines fonctions sont plutôt discrètes. Voici celles qui méritent d'être connues…

Découvrez des fonctions et de nouveaux usages pour le tableur gratuit de Google.

De quoi améliorer son confort de travail, accéder à ses données en toutes circonstances, les sécuriser…

Bloquer des lignes et des colonnes

Dans certains cas, il est utile de garder des lignes et colonnes toujours visibles afin de savoir à quoi correspondent les cellules. Il s’agit des premières que l’on trouve sur une feuille de calcul et cela est surtout pratique quand il y a grand nombre de données qui nous contraignent à scroller.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devrez vous rendre dans le menu Affichage de Google Sheets.

Figer des lignes dans Google Sheets

Notons qu’il s’agit à chaque fois des premières lignes ou colonnes.

Des feuilles de calcul pour tenir votre comptabilité

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de vos logiciels de comptabilité successifs, il peut être pertinent de se pencher sur la « solution-maison » offerte par Google Drive. De cette manière, vous allez pouvoir vous créer un système de calcul personnalisé, que ce soit pour la comptabilité de la maison, celle de votre entreprise ou de votre association.

L’usage de fonctions simples comme les sommes et des gadgets vous permettront de tenir aisément vos comptes sur Google Drive.

Comptabilité dans Drive

De plus, l’utilisation de l’application Drive pour mobile et de son mode hors-connexion vous aideront à tenir votre compta même en situation de mobilité.

10 raccourcis clavier utiles

Raccourcis Sous Windows Sous Mac OS
Insertion de l’heure dans une cellule Ctrl + Shift + ; + Shift + ;
Aller à la cellule active Ctrl + Espace + Espace
Mettre en gras Ctrl + B + B
Souligner Ctrl + U + U
Mettre en italique Ctrl + I + I
Barrer le contenu d’une cellule Alt + Shift + 5 Option + Shift + 5
Centrage Ctrl + Shift + E + Shift + E
Sélection de colonne Ctrl + Espace Ctrl + Espace
Sélection de ligne Shift + Espace Shift + Espace
Ajout de feuille Shift + F11 Shift + F11

Optez pour le mode offline

Pour profiter pleinement de cette option, il y a quelques pré-requis à connaître :

  • utiliser Google Chrome
  • disposer de la dernière version de Drive
  • ne pas avoir un nombre incalculable de données à synchroniser (la limite est fixée à 4000 éléments ou l’équivalent de 5Go)

Drive en mode hors-connexion

Pour voir si ce mode est bien actif pour vos feuilles de calcul, allez sur l’accueil de Drive puis dans les paramètres (roue crantée en haut à droite).

Dans la section Général, cochez l’option relative au mode hors-connexion et à la synchronisation de vos éléments.

Faire des enquêtes en ligne

Avec ses capacités sociales, Drive vous permet de sonder des personnes. Le formulaire peut être personnalisée et la forme des questions choisie à votre convenance.

Nous vous proposons de découvrir notre tutoriel pour faire des sondages en ligne

Protéger des feuilles de calcul et des zones de feuille

Si vous ne voulez pas que des heures de dure labeur soit réduites en miettes pour cause de mauvaise manipulation d’un tiers, vous avez tout intérêt à utiliser cette fonction de protection de plages.

Protection de plages

Elle est disponible depuis le Menu Données. Vous n’aurez qu’à définir la zone à sécuriser, à activer la protection puis à définir la ou les personnes habilitées à manipuler cette zone, ainsi que leurs privilèges (modification, commentaire ou lecture seule).

Accéder à la liste des fonctions

Que vous soyez débutant ou confirmé en tableur, il est toujours utile d’avoir à portée de main la liste des fonctions disponibles sur Google Drive – Feuille de calcul.

Vous y trouverez tout ce qu’il faut pour calculer automatiquement tous les éléments présents dans vos feuilles, de la simple somme à l’affichage du nombre de jours ouvrés en passant par les moyennes, la gestion des dates, du filtrage, de la finance ou des outils de synergie pour les services estampillés Google.

La liste des fonctions est disponible en français.

Afficher une ancienne version de sa feuille de calcul

Autre fonction utile si vous voulez récupérer des données perdues au cours de diverses manipulations, l’Historique des révisions. Une fois ce mode activé, vous allez pouvoir plonger dans la mémoire de votre feuille de calcul.

En cliquant sur les versions successives de votre document, vous découvrirez les changements intervenus. Ils apparaissent surlignés comme vous le constatez sur cette capture, avec la possibilité à chaque fois de restaurer la version antérieure.

Historique des révisions

L’option est disponible depuis le Menu Fichier.

Offrez-vous de nouvelles fonctions

Vous pensez avoir fait le tour des possibilités de Google Feuilles de Calcul en déambulant dans les différents menus ? Attardez-vous un peu sur celui intitulé Modules complémentaires.

Vous y trouverez de nombreux programmes et notamment pour personnaliser Drive.

Que ce soit pour disposer de fonctions mathématiques avancées, pour faire du map mapping, pour accéder à de nombreux modèles additifs ou aux données Google Analytics de votre site web, pour fusionner des valeurs… bref, ce que Google ne propose pas en natif, il y a peut-être une chance pour qu’un développeur l’ait créé.

Les scripts sont aussi une piste à suivre pour disposer de nouvelles options dans Drive, à l’instar de celui permettant d’insérer la date et l’heure dans une feuille de calcul.

Faites ressortir automatiquement les données importantes

Lorsque vous affichez des données dynamiques dans une feuille de calcul et que celle-ci est particulièrement fournie, il se peut que sa lisibilité soit réduite. Pour mettre en exergue certaines informations en fonction des valeurs contenues dans les cellules, il existe une fonction très pratique.

La mise en forme conditionnelle vous permet de colorer ou le texte ou l’arrière-plan de la cellule en fonction de critères que vous pré-définissez.

La mise en forme sous conditions

Indispensable si vous voulez être prévenu(e) d’un solde négatif, d’une action à effectuer à une date donnée… La fonction est disponible depuis le menu Format et concerne la feuille de calcul dans son ensemble.

Publié le Le 30/12/2014 à 12:26 par



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