B-A-BA du mail : expéditeur, l'importance du sujet, répondre

• Le mail

06/06-2007 à 07:10 : Le mail est un outil formidable. Gratuit et rapide, un simple ordinateur et une connexion à Internet vous permette d'envoyer autant de messages, même à l'autre bout du Monde. Retour sur quelques astuces concernant le mail et 2 logiciels de messagerie gr

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Le mail est l'un des outils les plus puissants. Sa force ? Une prise en main quasi immédiate et un taux d'addiction élevé.

Cela peut sembler anodin mais bon nombre d'internautes ne savent pas répondre (correctement) à un email - ou tout simplement rédiger clairement.

Nous n'allons pas vous expliquer ici comment écrire sans faute de grammaire ou d'orthographe mais à mettre en pratique quelques règles simples qui vous permettront d'être compris plus facilement.

Bref, ce n'est pas parce qu'il est facile d'envoyer un mail qu'on ne doit faire aucun effort.

Cette page vous récapitulera quelques astuces et techniques de rédaction très simples à mettre en oeuvre et qui aideront votre correspondant à mieux vous comprendre et donc à vous répondre... Communiquons plus mais communiquons mieux !

Votre nom d'expéditeur est-il pertinent ?

Votre champ expéditeur vous identifie dans la liste des messages de votre correspondant.





Et si ce champ expéditeur était faux ou contenait une faute de frappe ? Comment vérifier ?

Le plus simple : envoyez-vous un message ! Si ce que vous voyez vous convient passez directement à l'étape suivante (Un mail pas clair), sinon voici comment modifier avec le logiciel Outlook et le logiciel Thunderbird :

Modifier le champ expéditeur sous Outlook

Allez sous le menu Outils - Comptes



Cliquez sur l'onglet courrier puis Double-cliquez sur votre compte . Alors, vous pouvez modifier le champ Nom.





C'est donc le nom qui apparaîtra dans le champ De : du message que vos destinataires recevront :

Modifier le champ expéditeur sous Thunderbird

Menu outils - Paramètres des comptes





Cliquez sur le compte qui vous intéresse et modifier l'information nom si besoin.

Un mail pas clair ?

Non, vous n'êtes pas seul à écrire à votre correspondant. Qu'est-ce que vous voyez en premier dans un mail ? Le sujet bien entendu. Malheureusement, on voit encore trop de messages électroniques comportant un sujet totalement inutile voire inexistant.

L'équation est simple : un sujet clair = une réponse plus rapide. Pourquoi ? Tout simplement, parce que le sujet reste visible tout le temps. Alors un sujet comme bonjour, pas de sujet, Urgent, à propos ou sujet et j'en passe sera bien moins performant qu'un sujet clair et précis.




Exemple de sujets :
* Réunion du 10.09.2005
* notre week-end à Venise
* Photos + facture non payée
etc, etc ...

Vous l'aurez compris, pas besoin d'en mettre des tartines, faites bref et re-pré-sen-ta-tif !

Nouveau message

Pour commencer une nouvelle discussion, ne faites pas Répondre, mais Nouveau message. Pourquoi ? Certains logiciels - comme Thunderbird - de messagerie organise la boîte de réception par discussion.

Ainsi, quand vous cliquez sur Répondre, la référence du message est également envoyée permettant une organisation par discussion.

La réponse : La reprise du message précédent

Ne supprimez pas le corps du mail précédent auquel vous répondez, votre destinataire pourrait bien croire que votre mail n'a pas de rapport avec son envoi, et le mettre ainsi de côté.

De plus, dans le cas où ce message a été envoyé à plusieurs destinataires, il se peut que d'autres personnes aient apporté d'autres éléments à ce mail. Il est plus facile de s'y retrouver pour tout le monde en conservant l'intégralité du corps du message.

Sous Thunderbird, lorsque vous répondez à un message, le curseur se place à la fin du message. Ainsi, votre nouveau message sera écrit à la toute fin du message, soit après les textes des personnes qui ont écrit sur ce mail.




Cette pratique - de répondre en fin de message - est l'usage mais cela peut en dérouter quelques uns.

Sous Thunderbird, vous pouvez faire en sorte que votre curseur apparaisse automatiquement avant le message reçu. Pour cela, Menu Outils - Paramètres des comptes.

Dans votre compte, choisissez Rédaction et adressage, puis sélectionnez la réponse commence avant la citation

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