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Google Agenda : nos conseils et astuces

Si Google Agenda est un outil très simple à utiliser, certaines de ses fonctionnalités ne sont pas forcément mises en avant. Et pourtant, elles sont loin d'être accessoires.

Cet article s’adresse au grand débutant ou au nouvel utilisateur qui n’a jamais pris le temps de découvrir les paramètres du service.

Il a été réalisé à partir de la version 2014 du calendrier de Google.

Synchroniser son calendrier

Aujourd’hui, la multiplication des terminaux nous incite à synchroniser nos données. Seulement, les éditeurs de calendriers gratuits étant de féroces concurrents les uns envers les autres, la manœuvre n’est pas toujours possible. Voici quelques synchronisations possibles.

google agenda logo

D’abord avec ce tuto rapide pour Google Agenda et iCal :

  • Cmd + , pour accéder aux préférences de iCal
  • sous la section Comptes, cliquez sur + pour ajouter un nouveau compte
  • renseignez les champs avec vos coordonnées et surtout cette URL : https://www.google.com/calendar/dav/nomdutilisateur@gmail.com/user

ical synchro google calendar

Mais aussi avec ces « synchronisations » entre :

Personnaliser Google Agenda

Les paramètres du calendrier de Google regorge d’options pour personnaliser son environnement ou son utilisation. Nous avons voulu vous répertorier ici ce qui nous semble indispensable au quotidien.

Dans ce mémo, vous trouverez la fonctionnalité illustrée et l’endroit où l’activer :

Chargement du diaporama en cours…

Pour les grands débutants, sachez que les principaux réglages s’effectuent depuis depuis la roue crantée en haut à droite. C’est dans ce menu que vous trouverez les paramètres et les labos (fonctionnalités expérimentales). Rappelons qu’un Labos (ou Labs) est une fonction en cours de test qui peut être retirée sans préavis ni explication. Sachez toutefois que celles présentées dans le mémo ci-dessus sont là depuis des années.

N’hésiter pas à fouiller dans tous ces réglages, vous trouverez bien d’autres options de personnalisation comme l’ajout d’une image de fond à son emploi du temps ou l'envoi de SMS pour ses rendez-vous importants.

Le gestionnaire de tâches

Vous accéderez à votre gestionnaire dans la liste Mes agendas qui s’affiche dans la colonne de gauche. Une fois activé, vous le verrez apparaître sur la droite de votre agenda.

L’utilisation de cet outil est particulièrement intuitive. Pour les utilisateurs de Gmail, ils ne devraient pas être trop dépaysés car c’est exactement le même. Les données du gestionnaire sont d’ailleurs synchronisées d’un service à l’autre.

Toutes les fonctionnalités se trouvent en bas de l’outil. Vous pourrez ajouter, supprimer, éditer des tâches, créer des listes, mettre des rappels… On regrettera toutefois ne pas pouvoir partager nos tâches avec des tiers.

gestionnaire de tâches google agenda

Les meilleurs raccourcis clavier

Si ce service en ligne est devenu la pierre angulaire de votre organisation personnelle et professionnelle, il est peut-être temps de vous familiariser avec les raccourcis clavier. En voici quelques-uns indispensables…

Action Raccourci clavier
Nouvel événément c
Aller à aujourd'hui t
Affichage semaine w
Affichage mois m
Aller sur la fiche d'un événement sélecionné e
Naviguer sur l‘échelle temporelle p et n

Ajouter des agendas utiles

Il existe de très nombreux agendas proposés par Google et qui vous permettront de suivre au plus près l’actualité de votre choix. Car non, cet outil ne sert pas seulement à gérer son propre emploi du temps. Vous pourrez aussi faire apparaître des calendriers sportifs (ligue 1 ou équipe de France de Football, basket, tennis…).

Pour ça, vous devrez vous rendre dans cette section…

agendas-tiers

Dans un autre registre, vous pouvez aussi afficher l’heure du levée et du coucher du soleil dans votre calendrier. Et pour les plus bricoleurs d’entre vous, l’ajout des fêtes des prénoms.

Les synergies avec les autres services Google

Élargissons un peu les perspectives au-delà des frontières de ce calendrier pour voir les quelques synergies existantes. Car comme vous le savez, le géant américain adore interconnecter ses services, et les utilisateurs raffolent de ce type d’options. Il faut dire que tout cela nous fait gagner beaucoup de temps et nous évite bien des copier-coller.

Voici donc ce qui existe aujourd’hui :

Synergies avec Google+

Si vous utilisez le réseau social de Google, vous pourrez y créer des événements et ces derniers s'afficheront automatiquement dans votre agenda en ligne. Voilà comment les choses se passeront sous Google+ (après création d'un nouvel événement depuis la mise à jour de statut) :

création événement google plus

Et voilà comment elles s'afficheront ensuite dans l'interface de votre calendrier ou dans celle de vos invités :

evenement dans google agenda

Ajout d'un rendez-vous depuis Gmail

Autre passerelle mise en place, celle permettant de créer un événement depuis un message reçu dans Gmail. Il faut toutefois qu'il s'agisse d'un e-mail avec plusieurs destinataires et il vous faudra afficher la liste complète des participants pour Planifier une réunion avec le groupe. L'option est présente est haut à droite du widget participants.

synergie google agenda

Il y a bien une autre fonctionnalité annoncée en mai 2013 mais qui n'a pourtant pas encore vu le jour sur notre version francophone. Elle permettra de créer un événement depuis une information temporelle contenue dans un e-mail.

création rendez vous depuis gmail

Précisons aussi que les événements au format .ics et reçus en pièce jointe dans Gmail peuvent facilement être être ajoutés à Google Agenda depuis l'interface du webmail.

Enregistrer son agenda au format pdf

Plutôt pratique cette fonctionnalité nichée sous le bouton Plus. Une fois la vue de votre choix affichée (jour, hebdo…), cliquez sur l'option Imprimer puis sur Enregistrer sous.

Vous pourrez alors générer très facilement un fichier PDF, avec tous les avantages en termes de sécurité et de comptabilité que ce format procure.

Générer un calendrier au format PDF

Votre agenda est-il visible par d'autres personnes ?

Les utilisateurs avertis ne sont pas à l'abri de cette vérification tant elle est importante pour votre vie privée. Prenez donc le temps de vous rendre sur vos agendas (dans colonne de gauche) et de cliquer sur le menu contextuel de chacun d'entre eux puis sur l'option Partager cet agenda. Veillez ensuite à ce que l'option Partager cet agenda avec d'autres personnes soit bien décochée.

La fonction de partage peut être utile si vous avez un blog et un calendrier public. Dans le cas contraire, abstenez-vous, surtout si vous avez déjà diffusé votre adresse e-mail Gmail sur Internet.

Supprimer un calendrier… ou le masquer

Vous avez la possibilité d'afficher 2 types d'agendas dans votre service en ligne, et par ricochet sur vos applications mobiles : les agendas que vous créez et les calendriers auxquels vous vous abonnez.

Si vous voulez donner un petit ou un gros coup de balai dans vos calendriers, vous devrez vous rendre sous l'onglet Agendas depuis vos Paramètres. C'est là que vous pourrez procéder à cette suppression par le biais de l'option Se désabonner.

Notons qu'il est possible de garder un calendrier sur son compte Google sans pour autant que celui-ci apparaisse dans votre interface principale. Pour àa, décochez la case relative à ce calendrier depuis ces mêmes réglages et dans la section Afficher dans la liste.

Enregistrer ses données

Google met à disposition 2 moyens pour mettre à l'abri les informations de votre agenda en ligne. Vous pouvez d'abord passer par Google Agenda lui-même et par les Paramètres (roue crantée en haut à droite). Sous l'onglet Agendas, vous trouverez l'option Exporter les agendas. En quelques instants, vous vous retrouverez avec un fichier .zip comprenant les fichiers .ics de vos différents agendas (même ceux qui sont masqués).

Pour une opération de sauvegarde d'une plus grande envergure, vous pouvez aussi avoir recours à l'outil TakeOut édité par Google et qui vous permettra de sauvegarder vos calendriers au format iCalendar, mais aussi l'ensemble de vos données Google.

Créer un rendez-vous depuis la barre d'adresses

Nul besoin d’installer une extension pour bénéficier de cette option de création rapide d’événement depuis votre barre d’adresses Chrome. Vous devrez pour cela vous rendre dans vos Paramètres de navigateur puis dans la section Rechercher. Là, cliquez sur Gérer les moteurs de recherche.

Dans la rubrique relative aux autres moteurs de recherche, créez un nouveau moteur comme suit :

  • Add Calendar Event
  • cal
  • http://www.google.com/calendar/event?ctext=+%s+&action=TEMPLATE&pprop=HowCreated%3AQUICKADD

ajout rapide de rendez vous

Une fois cette étape réalisée, indiquez cal dans votre barre d’adresses puis touche Tab.

Il ne vous restera plus qu’à faire suivre cette syntaxe des détails de vos rendez-vous comme par exemple : déjeuner avec nikko 12m pour accéder à la page de création pré-remplie de rendez-vous directement dans l’interface de Google Agenda.

Accéder à ses agendas sans connexion à Internet

Aujourd’hui, la connexion à Internet est de rigueur mais il arrive que celle-ci vous fasse défaut. Dans cette configuration, autant dire que le tout en ligne n’est pas idéal, à moins que vous ayez pris les devants. Comment ? En installant une extension qui vous permettra d’accéder à vos agendas hors-connexion.

Mode hors-connexion

Les réglages de cette fonction accessibles depuis les paramètres de votre calendrier en ligne vous permettront de sélectionner les agendas (secondaires) à sauvegarder en local, le calendrier principal l’étant par défaut.

Associer un fichier à un rendez-vous

Parce que toutes les informations relatives à un rendez-vous ne peuvent pas toujours être contenues dans un événement, sachez qu’il est tout à fait possible d’y joindre n’importe quel élément.

Il peut aussi bien s’agit d’un document Word, d’une feuille de calcul Excel, d’un fichier issu de Photoshop… ou de n’importe quel élément hébergé sur Google Drive.

Pour ce faire, il faut vous rendre sur la fiche de l’événement puis cliquez sur l’option Ajouter une pièce jointe.

Publié le Le 15/12/2014 à 10:19

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