Archiver sur Gmail : gestion de la fonction et astuces

Tout utilisateur de Gmail qui se respecte se doit de maîtriser la fonction d'archivage présente sur le webmail de Google. Ce dossier récapitule l'essentiel de ce qu'il faut savoir sur cette option.

Comment retrouver ses archives Gmail ? Comment les gérer ? Comment archiver vite et bien ? Tant de questions qui trouvent ici des réponses simples et détaillées.

Pour rappel, la fonction d’archivage de la messagerie de Google permet de classer vos messages. En étant archivée, une conversation ne s’affiche plus dans la boîte de réception.

Le bouton Archiver s’affiche lorsqu’une ou plusieurs conversations de Gmail sélectionnées.

Le bouton Archiver dans l'interface de Gmail

En effet, la barre d’outils s’enrichit alors de fonctions de traitement de messages dont celle qui nous intéresse ici.

Où passent les messages une fois archivés ?

Contrairement à une suppression pure et simple d’un message qui se retrouvera dans la corbeille puis disparaîtra automatiquement après un temps donné, un message archivé est conservé dans la messagerie. C’est d’ailleurs un point à ne pas omettre lorsqu’on veut libérer un peu d’espace de stockage dans son webmail.

Une fois un message archivé, l’e-mail se retrouve dans la section Tous les messages accessible dans la zone de libellés présente dans la colonne de gauche de votre webmail.

Liste des messages archivés
Tous les messages archivés

Vous pourrez ainsi facilement le retrouver, le replacer dans la boîte de réception si besoin, lui appliquer un label… bref, c’est un message comme un autre mais classé dans un autre dossier.

On peut utiliser ce système pour des messages qui ne donnent plus lieu à un traitement particulier, qui n’ont plus de raison d’apparaître dans la boîte de réception, mais pour lesquels il est préférable de garder une trace : une livraison en attente, une facture passée, des indications pour un rendez-vous…

Que faire si vous ne voyez pas Tous les messages ?

Ce libellé est proposé par défaut dans votre messagerie en ligne. Reste qu’une ancienne manipulation de votre part a pu le faire disparaître de la zone latérale.

Pour l’afficher à nouveau et ainsi vous donner accès à l’ensemble de vos messages archivés, vous devrez vous rendre dans vos Paramètres puis dans la section Libellés.

Gestion du label Tous les messages

Là, veillez à ce que l’option Afficher de la ligne Tous les messages soit bien active.

Archivez rapidement vos e-mails

Pour cela, vous disposez d’une batterie de raccourcis clavier dont vous auriez bien tort de ne pas vous servir et que vous pourrez modifier si besoin :

  • archiver un message : touche e
  • archiver un e-mail et ouvrir le suivant : {
  • archiver et ouvrir le mail précédent : }

Pour changer ces combinaisons de touches, allez dans les Paramètres de Gmail puis dans la section Raccourcis clavier. Le labos Raccourcis clavier personnalisés doit préalablement être activé dans la section éponyme.

L’archive dès l’envoi du message de réponse

Si vous considérez qu’en répondant à un message, celui-ci n’a plus lieu d’être présent dans votre boîte de réception, il peut être intéressant de l’archiver automatiquement.

Il existe une fonction pour cela et elle présente dans vos Paramètres puis Général. Là, activez l’option Afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans la réponse.

Des conversations automatiquement archivées en fonction des expéditeurs

Il se peut que votre boîte de réception compte quelques centaines (voire milliers) de messages et que vous vouliez faire un peu de ménage dans ce joyeux bazar. Et il se peut aussi que vous désiriez archiver automatiquement les nouveaux messages de certains expéditeurs. Des messages peu importants qui ne méritent pas votre lecture mais pour lesquels une conversation peut s’avérer utile.

Pour cela, nous vous recommandons d’utiliser la fonction de filtres comme illustrée ici, d’abord en indiquant le nom de l’expéditeur…

Règle pour archiver automatiquement des messages

… puis en cochant la case d’archivage automatique :

Archiver de manière automatique

N’oubliez pas de cocher la dernière case pour que les anciennes conversations soient également concernées par ce nouveau filtrage.

Publié le Le 16/04/2015 à 09:41

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