Rappel de messages Gmail après un temps donné

Bricoler un script Google ou opter pour de nouvelles syntaxes de transfert d’e-mails. Voilà quelques pistes qui vous permettront d’effectuer des rappels personnalisés dans votre messagerie Gmail.

Quoi de mieux qu’une boîte de réception vierge pour améliorer sa productivité dans Gmail ? Plutôt que de créer pléthore de filtres pour organiser vos e-mails par thématique, optez pour des rappels d’e-mails. De cette manière, vous ferez réapparaître vos e-mails dans votre BAL au moment le plus propice pour les traiter.

Voici 2 solutions qui vous permettront de transformer votre boîte de réception en gestionnaire de tâches. Idéal pour ceux qui constatent que l’extension Snooze ne fonctionne plus…

Des rappels à l’aide d’un script

En vous appuyant sur Google Script et sur ce projet à télécharger, vous allez pouvoir programmer des rappels de messages après un temps donné. Après avoir créé une copie via le menu Fichier, allez dans le menu Sélectionner une fonction puis choisissez l’option Setup.

fonction

Cliquez ensuite sur la flèche de lecture. Vous devrez ensuite accorder votre autorisation pour la connexion de ce script à votre compte Gmail.

Procédez ensuite comme suit :

rappels de messages

  • Gardez la fenêtre de Google Scripts ouverte
  • Rafraîchissez votre page Gmail
  • Constatez la présence d’un nouveau label « Snooze » (voir image ci-contre)
  • Faites glisser les messages de votre choix dans le sous-label de votre choix (Snooze 1 day/Snooze 2 days…)
  • Retournez dans Google Scripts puis ouvrir le Menu Ressources
  • Ajouter un déclencheur et définissez-le comme tel : moveSnoozesEn fonction du tempsCompteur de joursEntre minuit et 1h.

Vos rappels seront ainsi visibles dans votre boîte de réception de bon matin.

FollowUpThen : le transfert d’e-mail temporel

Cette autre solution est ingénieuse et ne nécessitera aucune installation (seulement une confirmation de votre e-mail). Autre avantage, elle pourra fonctionner sur l’ensemble des ordinateurs et terminaux mobiles sur lesquels vous utilisez Gmail.

Transfert temporel email
Pour un rappel dans 5 heures

L’idée ? Une fois un message dans votre boîte de réception, il vous faudra le transférer à une l’adresse xxx@followupthen.com, xxx étant la variable temporelle et le temps qui va s’écouler jusqu’à ce que l’e-mail réintègre votre boîte de réception.

Pour que cet outil fonctionne bien et que votre message disparaisse automatiquement de votre boîte de réception après le transfert (pour qu’il soit archivé), nous vous invitons à afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans votre interface Gmail. Cette option se trouve dans les Paramètres puis sous l’onglet Général.

L’outil étant d’origine anglophone, il vous faudra adopter une syntaxe anglaise pour effectuer vos rappels. Notons que les abréviations fonctionnent également. Voici quelques exemples que vous pourrez utiliser :

  • 10min@followupthen.com (pour une réintégration de l’email dans la BAL dans 10 minutes)
  • 5h@followupthen.com (pour dans 5 heures)
  • 10d@followupthen.com (pour dans 10 jours)
  • 1004am@followupthen.com (pour une réception à 10h04 du matin)
  • 2208@followupthen.com (pour une réception à 22h08)
  • 09may@followupthen.com (pour le 9 mai prochain)
  • every2nd10am@followupthen.com (pour un rappel récurrent tous les 2èmes premiers jours du mois à 10 heures du matin)

La configuration de vos rappels peut être très précise et aller très loin dans le temps. Toutefois, nous vous conseillons de n’utiliser cet outil que pour des tâches proches, car vous ne savez pas de quoi l’avenir de FollowUpThen sera fait.

Dès qu’un rappel est programmé, le système vous fait parvenir une notification. Celle-ci n’a rien à voir avec votre rappel à proprement parler et vous pouvez facilement désactiver ces alertes supplémentaires dans les réglages du service en ligne. Même chose pour le résumé des rappels de la journée à venir.

Publié Le 09/10/2014 à 11:31 par



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