Quelques idées de filtres pour Gmail

Tirez partie du système de règles de messages de Gmail pour améliorer votre expérience utilisateur et gagner du temps dans votre gestion d'e-mails.

Nous vous listons ici quelques exemples d’utilisation mais libre à vous de pousser un peu plus loin la personnalisation selon vos besoins.

Placer toutes ses photos au même endroit

Parfois, il serait bon que Gmail s’inspire aussi de ce que fait la concurrence, et notamment Outlook. Et pour cause, le webmail concurrent propose un dossier regroupant automatiquement toutes nos photos. Mais notre doléance n’ira pas plus loin car ce que nous ne pouvons pas faire en natif sur Gmail, nous allons pouvoir le bricoler avec les filtres.

Pour ça, utilisez la syntaxe suivante :

(.jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif) has:attachment puis utilisez les options de recherche symbolisée par cette petite flèche pointant vers le bas dans le champ de recherche fleche filtres

Ensuite, cliquez sur l’option de création de filtres disponible en bas à droite de cette zone :

filtrage photos gmail

Et appliquez le libellé Photos (créez-le si besoin) avant de créer le filtre. N’oubliez pas de cocher la case Appliquer également ce filtre aux conversations correspondantes pour que les messages déjà dans votre Gmail soient aussi concernés par ce nouveau filtre.

application libellé

Notons que le libellé Photos sera systématiquement mentionné dans la liste des messages, de quoi identifier facilement les e-mails qui pourront nous distraire un peu (clichés de vacances…).

Lire aussi notre dossier : Gmail – Outlook.com : le match

Garder sa boîte Gmail secondaire propre

Supposons que vous disposiez de plusieurs comptes Gmail, il est possible qu’au final vous n’en utilisiez qu’un seul. Dans ce cas, vous avez tout intérêt à transférer vos e-mails de cette boîte délaissée vers votre Gmail principal. Et en plus, il serait bienvenu que la boite de réception du compte secondaire reste vierge.

Pour ça, créez un filtre en indiquant * dans le champ de l’expéditeur :

tous les messages

Poursuivez en cochant les cases indiquées ci-dessous et inscrivez l’adresse de votre compte principal dans la section Transférer à :

transfert de tous les messages

Quand les e-mails deviennent tâches

Bien sûr, Gmail propose un gestionnaire de tâches natif, mais si vous avez pour habitude de travailler avec les e-mails, le dispositif n’est pas forcément optimal. Vous avez toutefois la possibilité de vous créer un autre outil bien plus efficace.

Pour ça, créez un filtre avec vous-même comme expéditeur et comme destinataire puis indiquez todo dans le champ de l’objet. Ensuite, définissez le filtre comme suit pour que ces messages arrivent dans un label dédié à vos tâches.

régle todo

Il ne vous restera plus qu‘à vous envoyer des e-mails pour vous rappeler de vos tâches.

De plus, vous pouvez encore améliorer cet outil sur mesure en utilisant un script pour rappeler des e-mails dans la boîte de réception après un temps donné.

Regrouper toutes les newsletters

Pour cela, nous n’allons pas seulement nous appuyer sur le filtrage de Gmail mais aussi sur un excellent service de gestion de newsletters. Unroll.me vous permettra de recevoir dans un même e-mail régulier les différentes lettres d’informations auxquelles vous êtes abonné(e).

Une fois le dispositif mis en place, il ne vous restera plus qu’à créer un filtre de ce type pour que absolument toutes vos newsletters arrivent au même endroit.

filtre newsletters

Si c’est pas de la synthèse ça !

Des filtres à tous les étages

Vous avez certainement déjà entendu parler de la puissance du filtrage de Gmail. Voici une démonstration de plus qui vous permettra d’organiser les choses vraiment en profondeur.

Vous le savez peut-être, il est tout à fait possible de créer des sous-labels :

sous libellé

Et puisque les possibilités sont effectivement très nombreuses, sachez que vous n’êtes pas obligé(e) d’utiliser toujours la même adresse e-mail comme critère de filtrage. Pour s’offrir encore plus de possibilités, sachez que Gmail met à disposition de chacun de nombreuses variantes d’adresses.

Ainsi, un utilisateur dont l’e-mail est utilisateur@gmail.com dispose aussi de :

  • utilisateur+perso@gmail.com
  • utilisateur+pro@gmail.com
  • utilisateur+bazar@gmail.com
  • utilisateur+cequevousvoulez@gmail.com
  • utilisateur+auchoix@gmail.com

De quoi vraiment optimiser les choses et ne pas se tromper dans les adresses qu’on communique ou utilise. Car croyez-le ou non, une gestion de filtres mal maîtrisée est très vite arrivée. Alors, n’hésitez pas à utiliser tous les outils à voire disposition.

Publié le Le 16/01/2014 à 10:14 par



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