Optimiser son utilisation de Gmail

Le but est ici de gagner du temps avec votre messagerie Google. Quelles sont les fonctionnalités présentes qui vous offriront ce gain de précieuses secondes au quotidien, et de longues heures à l’année ? On fait le point dans ce guide gratuit…

On reconnaît une messagerie bien gérée à l’état de sa boîte de réception. Si celle-ci affiche d’interminables pages de messages, votre gestion ne respire pas la perfection.

Zéro message

Car à force de « stocker » des e-mails à cet endroit stratégique, on ne finit par plus les voir.

Le « 0-message » est une pratique qui a fait ses preuves, et voici quelques outils qui vous aideront à traiter et classer rapidement vos e-mails.

1. Des e-mails déjà prêts

Quelle belle invention que celle-là. Si vous avez tendance à toujours répondre les mêmes choses à des e-mails qui se ressemblent beaucoup, cette fonction vous épargnera la laborieuse recopie, ou la « recherche-copier-coller » bête et méchante.

L’idée est donc d’enregistrer des canevas de messages et de les appliquer très rapidement dans vos réponses, dans vos créations de nouveaux messages, dans vos signatures…

Des réponses pré-rédigées

La fonction est activable depuis les Labs (Paramètres) de Gmail sous l’intitulé Réponses standardisées.

2. L’auto-complétion pour votre rédaction de messages

Restons dans l’automatisation de la rédaction avec cette extension disponible pour les utilisateurs de Chrome. Auto Text Expander vous permettra de mémoriser de courtes combinaisons pour insérer rapidement des textes beaucoup plus longs.

Auto-complétion sur Gmail

Ce système n’est pas sans rappeler celui facilitant la saisie sur les principaux systèmes d’exploitation mobiles.

Cette extension ne fonctionne que pour les réponses, non pour les nouveaux messages rédigés dans la nouvelle interface de rédaction. Pour résoudre ce problème, utilisez le raccourci clavier d pour créer votre message dans une interface de composition plus grande, comprenez dans un nouvel onglet.

3. Accélérez le rythme avec les raccourcis

Des dizaines de combinaisons sont disponibles dans votre webmail, lesquelles vous permettront d’augmenter considérablement votre productivité.

Tous les raccourcis sont disponibles (et personnalisables) depuis la section éponyme dans les Paramètres de Gmail. Parmi les basiques, on retiendra :

Fonctions courantes Raccourcis
Créer un nouveau message Touche c
Répondre à un message Touche r
Répondre à tous les contacts d’un message Touche a
Transférer un message Touche f
Fonctions de navigation Raccourcis
Aller au message d’avant Touche p
Lire le message d’après Touche n
Placer le curseur dans la zone de recherche de messages Touche /
Actions sur messages Raccourcis
Sélection d’une conversation Touche x
Mettre l’e-mail en spam Touche !
Supprimer un élément Touche #
Archiver Touche e

Si vous ne deviez vous souvenir que de quelques-uns…

4. L’indispensable copier-coller automatique sur Gmail

S’il est bien un autre Labs que vous devez activer pour optimiser votre utilisation de Gmail, c’est Insérer le texte sélectionné. Celui-ci vous dispensera de réécrire ou même de faire un copier-coller d’un texte reçu dans un e-mail.

Une fois activé, vous n’aurez qu’à sélectionner un extrait de l’e-mail de votre correspondant puis cliquez sur Répondre. Le texte sera alors automatiquement intégré dans votre message de réponse :

Citation dans message

5. 3 outils pour classer vos e-mails

Pour nettoyer sa boîte dé réception d’éléments qu’on ne parvient pas à traiter dans l’immédiat, il peut être utile de les placer dans des zones dédiées.

Nous distinguons – au moins – 3 manières de classer ses e-mails :

  • 1 – Faites rapidement d’un e-mail une tâche en utilisant le raccourci T (la sélection multiple fonctionne également). L’intitulé de la tâche sera le sujet du message et le lien vers l’e-mail sera automatiquement intégré. Accédez rapidement à la liste de vos tâches avec la combinaison gk. Vous pourrez créer plusieurs listes si besoin.
  • 2 – Utilisez un système de notes directement dans l’interface de Gmail
  • 3 – Optez pour les libellés. Dès réception d’un message et à la lecture de celui-ci, vous pouvez très facilement le classer à l’aide de cet outil. Il est également possible de lui attribuer un label avant même que vous n’envoyer votre message.

Classement des messages à l'aide des libellés

Notre préférence personnelle va clairement à cette dernière option. Elle offre bien plus de possibilités et de paramètres d’affichage.

6. Préparer ses e-mails à l’avance

Vous pouvez rédiger votre e-mail, vous avez tous les éléments pour le faire, mais vous ne pouvez pas encore l’envoyer. Plutôt que de le placer dans vos brouillons (au risque de le perdre) et de vous programmer un rappel pour l’envoyer, optez pour le 2 en 1.

Il existe de multiples outils permettant cette programmation d’e-mails.

7. Un marqueur visuel pour vos messages

Chaque message peut être marqué comme favori (ou suivi). Mais ce que l’utilisateur lambda ne sait pas – encore, c’est qu’il dispose d’une batterie d’icônes pour qualifier et identifier rapidement ses messages.

Marqueurs de messages Gmail

En cliquant successivement sur le symbole en forme d’étoile placé à gauche de l’objet du message, vous choisissez le marqueur de votre choix.

Vous pouvez personnaliser les icônes disponibles en vous rendant dans vos Paramètres puis sous l’onglet Général. Faites glisser les icônes de « Non utilisées » vers la ligne « Utilisées » et réorganisez leur ordre d’affichage via le même procédé.

Personnalisation des icônes de suivi de messages

2 icônes peuvent suffire à une bonne gestion. Le rouge pour ce qui est à faire, la case cochée verte pour ce qui est traité.

8. Lisez rapidement votre courrier

Chaque matin c’est la même histoire, votre boîte de réception affiche pléthore d’e-mails à traiter. Le comportement par défaut de votre messagerie est de vous offrir des boutons de suppression, d’archivage ou d’ignorement.

Reste qu’une fois votre e-mail traité, vous retournez inlassablement sur votre liste de messages. Il existe pourtant un moyen de gagner du temps.

Pour se faire, activez le Labs « Avance auto » depuis vos Paramètres. Avec cet outil, la simple pression sur le bouton de suppression, d’archive… vous fera passer automatiquement au message suivant.

9. N’être alerté(e) que pour les e-mails dits « importants »

Si vous êtes utilisateur de Firefox, Chrome ou Safari, vous avez la possibilités de recevoir des notifications pour vos nouveaux messages directement sur votre Bureau. C’est pratique mais cela peut vite devenir envahissant si c’est mal configuré.

C’est pourquoi nous vous invitons à faire un tout dans vos Paramètres puis sous l’onglet Général. Dans la section Notifications de bureau, optez pour la deuxième ou troisième option, mais surtout pas la première :

Notifications de Gmail sur le bureau

À moins que vous ne vouliez être constamment dérangé(e).

10. Programmer la réception de ses messages

Le problème avec ce type d’outil connecté en permanence, c’est qu’il va vous solliciter à tout instant dans la journée. Autant dire qu’il ne va améliorer votre productivité. Il est toutefois possible d’installer le plugin BatchedInbox permettant de définir les plages horaires auxquelles vous allez recevoir votre courrier.

Programmer la réception d'emails Gmail

Pour fonctionner, le plugin créera un nouveau label éponyme dans lequel seront stockés vos messages en attendant d’être délivrés. Il vous restera à la configurer à l’aide du tutoriel qui suit l’activation.

Ça n’a l’air de rien, mais ce programme devrait vous faire gagner de précieuses minutes et plus de concentration dans la journée. On vous laisse faire le calcul sur 1 an.

Ce module n’est d’ailleurs pas sans rappeler Inbox Pause dont nous parlons dans nos astuces Gmail.

11. Emailgame : traitez vos e-mails comme l’éclair

Le but du jeu, car cette application est avant tout un jeu, c’est de traiter vos e-mails le plus rapidement possible et d’accéder le plus vite possible au saint graal de la inbox-zéro. Pour que votre boîte de réception devienne vierge, vous avez la possibilité de répondre, de remettre le traitement de l’e-mail à plus tard, de l’archiver… le tout dans une nouvelle interface et avec un compteur qui vous met une certaine pression.

Rraitement rapide des emails sous Gmail

Accéder à e-mail Game

12. Afficher des boutons d’action rapides sur Gmail

L’extension Actions for Gmail va offrir ces raccourcis sur chaque message. Elle est disponible pour les utilisateurs du navigateur Google Chrome. Une fois installée, vous devrez définir quels sont les boutons que vous souhaitez voir s’afficher dans votre interface.

Actions rapides sur Gmail

Il peut s’agir de l’option d’archivage, de suppression ou de signalement comme spam. Il est possible de les afficher toutes 3 simultanément, l’intégration ne posera aucun problème.

L’avantage de ce système est qu’il vous faudra un seul clic pour traiter le message électronique.

13. Sauvegarder des liens dans ses libellés Gmail

GmailMarks va aussi vous faire gagner du temps.

Lorsque vous serez en train de surfer dans votre navigateur et que vous voudrez sauvegarder une page web, vous aurez la possibilité de l’envoyer directement sous un libellé. Idéal si vous centralisez tout sous votre Gmail et que vous voulez garder votre webmail bien organisé.

Publié Le 23/03/2015 à 10:20 par



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