Rédaction de modèle Gmail avec pièces jointes personnalisées

Besoin d’envoyer des mails et des fichiers personnalisés à plusieurs personnes ? Le module gratuit Mail Merge with Attachments va vous simplifier la tâche, et nous vous dire comment mener à bien cette opération.

Si l’on peut bien sûr utiliser Gmail pour envoyer un message unique à différentes personnes, on peut aussi l’utiliser pour faire parvenir un message avec le même gabarit, mais avec des champs et des pièces jointes sur mesure. Pour vous éviter des copier-coller ennuyeux et des adaptations pour chaque contact, il existe un module particulièrement efficace. Il fonctionne aussi bien pour les détenteurs de comptes Google et Google Apps et offre bien plus de fonctions que l’outil de publipostage Gmail.

Mail Merge with Attachments est un programme gratuit qui utilisera Gmail pour l’envoi mais s’appuiera sur une feuille de calcul Google Drive pour éditer les champs et les fichiers joints de chaque e-mail. Ce processus d’envoi un peu atypique entraîne l’utilisation de différents outils estampillés Google. On vous détaille ici la méthode à suivre.

Créer un groupe de contacts dédié à un envoi multiple

La première étape va se dérouler dans l’interface de Gmail, et plus particulièrement dans la section Contacts du webmail. L’idée est d’y créer un groupe pour faciliter par la suite l’identification et l’insertion des personnes concernées par cet envoi.

Création de contact pour envoi personnalisé

Ajoutez ensuite les contacts de votre choix à ce groupe. Nous y voici…

Envoi personnalisé

Installer Mail Merge With Attachments

Maintenant, laissez de côté Gmail, lancez Google Drive puis ouvrez une nouvelle feuille de calcul.

Créer une nouvelle feuille calcul sous Drive

Nommez cette feuille qui va accueillir l’ensemble des données et paramètres de votre futur mailing.

Nom de la nouvelle feuille

Ouvrez le menu Modules complémentaires puis Télécharger des modules complémentaires. Dans le champ de recherche de la fenêtre qui s’affiche, indiquez Mail Merge with Attachments. Après avoir accordé les autorisations et installé le module, ce dernier prend ses quartiers dans ce même menu Modules complémentaires de Drive.

Configurer l’envoi multiple et personnalisé

C’est notamment là que vous pourrez créer votre modèle via la fonction Create Merge Template.

Nouveau modèle personnalisé

Tout comme importer les adresses e-mail des personnes à qui vous voulez envoyer ce message sur-mesure…

Importation des adresses

Pour attribuer des pièces jointes personnalisées selon le contact, placez votre curseur sur la cellule qui correspond au destinataire puis sélectionnez dans l’arborescence de Drive à l’aide de la fonction dédiée dans le menu (Add File Attachments).

Séléction des pièces jointes

Les liens vers les pièces jointes s’afficheront alors instantanément dans la cellule du contact. Pour ce qui est de la date, indiquez la date et l’heure en utilisant le format anglais. Si vous ne mettez rien, l’envoi sera immédiat.

Choix de la date pour l'envoi

La dernière colonne vous indiquera si l’envoi s’est bien déroulé ou s’il a donné lieu à une erreur. Idéal pour suivre l‘évolution de votre publipostage et savoir si les e-mails ont potentiellement été ouverts.

Lancez le processus

Dernière étape, celle consistant à éditer le message personnalisé et à lancer le processus d’envoi. Commencez par définir les paramètres de l’expéditeur (vous)…

Paramètres de l'expéditeur

… puis rédigez votre message personnalisé. Les champs variables se trouvent à chaque fois entre crochets, que ce soit pour l’objet ou pour le corps du message :

Composition du modèle Gmail

Notons qu’il est vous est possible d’utiliser un modèle de message qui se trouve déjà dans l’outil natif de composition de Templates de Gmail, de même que vous pourrez vraiment peaufiner votre mailing en utilisant l’outil d‘édition HTML. Lancez le processus d’envoi immédiat/différé en cliquant sur Run Mail Merge. C’est parti !

Publié le Le 03/09/2015 à 09:03 par



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