Quel service en ligne pour mettre à l'abri ses papiers personnels ?
Le stockage en ligne présente bien des avantages, notamment celui de pouvoir consulter des éléments sur des ordinateurs distants et terminaux mobiles. Découvrez quelques services qui vous permettront de stocker vos papiers personnels.
Il existe un tas de raisons pour lesquelles il est recommandé de déposer ses papiers administratifs et autres factures sur un espace en ligne. Parce que vous n’êtes pas à l’abri d’un incendie de votre domicile, d’un vol, d’une perte… mais aussi parce que cela peut s’avérer pratique en situation de mobilité.
Pour cela, de nombreux services de stockage de documents personnels existent.
Attention, il convient de distinguer les services de stockage lambdas et ceux qui ont reçu le label CNIL Coffre-fort numérique. En effet, seuls ces derniers répondent aux exigences de l’autorité administrative. À vous de choisir le niveau de sécurité que vous voudrez appliquer pour vos documents personnels.
La sauvegarde automatique de vos papiers avec DigiPoste
DigiPoste est un outil de stockage en ligne comme bien d’autres, mais il vous dispensera d’un grand nombre de manipulations comme la numérisation de vos papiers et son importation dans le Cloud.
La vraie plus-value de ce service proposé par la Poste est de vous offrir une connexion avec un très grand nombre d’organismes qui ont pignon sur rue en France : opérateurs de téléphonie mobile, impôts, banque, EDF, assurances retraite, mutuelles, péage, CAF, grandes enseignes du commerce… tant d’entreprises et de services publics qui vont envoyer factures et autres éléments électroniques directement dans votre coffre-fort numérique.
L’adhésion pour chaque service se fait en toute simplicité puisque vous n’aurez qu’à inscrire votre identifiant et mot de passe à chaque fois. Dès qu’une nouvelle facture sera émise, elle sera automatiquement téléchargée dans votre DigiPoste.
Si un organisme – ou votre entreprise – ne figure pas dans cette liste déjà très fournie, vous aurez la possibilité de l’ajouter tout aussi facilement. Découvrez quelques exemples d’entreprises supportées par DigiPoste :
Chargement du diaporama en cours…
On appréciera aussi que DigiPoste ait une fine connaissance de la durée de conservation recommandée des papiers. C’est ainsi qu’il pourra automatiquement supprimer des éléments qui n’ont plus aucune valeur car périmé d’un point de vue légal. Enfin, le service pourra vous assister lors de démarches administratives en listant les pièces justificatives nécessaires.
DigiPoste propose une offre gratuite à 5 Go et vous permet de disposer de 20 Go d’espace de stockage moyennant 11,99 euros par an.
La numérisation et la recherche facile sur Evernote
En matière de stockage en ligne, le logiciel Evernote et sa flopée d’outils (extensions, service en ligne ou autres applications) sont des références en la matière. Aussi sont-ils extrêmement pratiques pour une gestion personnelle de papiers, cela pour au moins 2 raisons.
D’abord parce que Evernote supporte extrêmement bien les scanners ultra-rapides comme le ScanSnap, ce qui vous assurera une importation fiable et facile de vos éléments directement dans votre interface Evernote.
Mais aussi parce que l’outil indexe l’intégralité de vos documents et peut donc effectuer des recherches au sein même de vos papiers stockés (PDF notamment). La recherche par date ou par organisme émetteur devient véritablement efficace.
Notons que cette utilisation de Evernote est uniquement proposée sur les comptes Premium.
On ne plaisante pas avec ce type de données alors veillez à garder un niveau de sécurité adéquate pour sécuriser vos papiers personnels. Pensez à adopter un mot de passe fort, la vérification en 2 étapes, et à être vigilant(e) pour les autorisations que vous donnez à des applications et services tiers.
La synergie Gmail/Drive pour exporter rapidement ses documents
On le sait, les factures et autres attestations arrivent de plus en plus par voie électronique. Aussi est-il très pratique de pouvoir exporter directement ses documents (fiche de paie, factures, copies de passeports et cartes d’identité, justificatifs administratifs, photos…) depuis son webmail directement vers son compte Drive.
C’est justement ce que propose le couple Gmail/Drive avec cette synergie visible sur la capture c-dessous…
D’autres coffres-forts numériques
Même s’ils ne sont pas nécessairement faits pour cela à la base, des solutions comme DropBox, iCloud Drive ou OneDrive peuvent aussi vous permettre cette sauvegarde de documents administratifs et autres.
Si vous souhaitez découvrir des services taillés sur mesure pour garder vos papiers bien au chaud sur le Cloud, jetez un œil sur :
- Mon coffre-fort MAAF
- Docapost (pour les professionnels et a reçu le label Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)).
- People Doc
- Securibox
Avant de vous lancer, veillez à regarder les garanties de sécurité offertes par le prestataire et à voir quelles compensations vous pourriez avoir en cas de perte de données. Vérifiez également vos paramètres de partage de données et le niveau de sécurité de votre mot de passe.
Publié Le 06/05/2015 à 15:19 par Frédéric Santos