10 fonctions à ne pas rater sur Todoist
Lorsque l'on prend en main un nouveau logiciel, on apprécie en connaître rapidement les principaux points forts. Alors au-delà du simple gestionnaire de tâches qu'est Todoist, quelle est la véritable valeur ajoutée de ce service ?
Il est clair que sa mise à disposition sur de nombreuses plateformes et systèmes (Windows, Mac OS, Android, iOS, intégration à Gmail ou Outlook, extensions sur les navigateurs web majeurs….) est déjà un argument de poids. Au même titre que le grand nombre de synergies proposées.
En fouillant dans les divers paramètres de Todoist, nous avons trouvé quelques options qui méritent clairement le détour. En voici un florilège…
Créer des tâches depuis un gestionnaire de tâches concurrent
Parfois, des impératifs professionnels vous contraignent à jongler entre plusieurs gestionnaires de tâches. Si votre préférence va toutefois à Todoist et que vous voulez centraliser tous vos éléments, un outil comme Zapier peut vous y aider. Fans de IFTTT, vous ne devriez pas être trop dépaysés puisqu’il s’agit là aussi d’accorder des autorisations et de définir des comportements entre différentes apps.
L’outil est vraiment intéressant lorsque vous optez pour un forfait payant, mais sa formule gratuite pourra vous assurer l’essentiel. Notamment en ce qui concerne l’ajout automatique des tâches de Wrike (par exemple) dans Todoist.
Envoyer une tâche par email
La fonctionnalité est plutôt discrète mais mérite d’être mentionnée dans cette liste d’astuces. Chaque projet propose une adresse e-mail propre et unique pour partager des éléments par e-mail. Ainsi pourrez-vous partager le contenu d’un message directement depuis votre messagerie.
Retrouvez l’adresse e-mail correspondante dans cette section puis pensez à l’enregistrer dans votre carnet d’adresses. L’auto-complétion de votre messagerie devrait pouvoir ensuite vous faciliter la création de tâches rapide.
On regrettera toutefois de ne pouvoir faire de même avec la boîte de réception, cette zone pouvant être utilisée comme un dossier d’éléments temporaires avant classement.
Relier Feedly et Todoist
Dans le cadre d’une veille et d’un stockage d’articles de presse, Todoist peut s’avérer redoutable. Depuis la disparition de Google Reader et parce qu’il y a un manque cruel de lecteurs de flux RSS dignes de ce nom, Feedly apparaît presque comme une évidence. Se pose alors la question d’une passerelle entre les 2.
Comme bien souvent lorsqu’il s’agit de faire communiquer 2 services en ligne, iFTTTT est un incontournable. Vous pourrez y retrouver la recette qui va bien pour que les éléments sauvegardés dans Feedly se placent automatiquement dans le projet Todoist de vote choix. La boîte de réception peut être un bon choix lorsque le temps de la réflexion s’impose en termes de classement.
Découvrez toutes les recettes du couple Todoist Feedly
Planifiez des tâches récurrentes
Sachez-le, tout est dans la syntaxe avec Todoist ! Pour programmer des tâches qui vont se répéter, vous allez devoir maîtriser quelques bouts de phrases. Detentez-vous, elles sont très simples à mémoriser puisque naturelles.
Pour répéter une tâches de manière quotidienne, indiquez simplement « tous les jours » dans la zone temporelle. Pour une tâche intervenant du lundi ou vendredi, indiquez « chaque jour ouvré ». Vérifiez tout de même dans vos paramètres pour définir les jours de week-end.
La logique sera la même pour une répétition un jour précis : « chaque mardi », « chaque 15 »... Dans tous les cas, vous serez prévenu si la formulation employée est incorrecte.
Sauvegarder tous ses projets
Normalement les données que vous fournissez à un tel outil sont à l’abri d’une perte. Du côté éditeur, nous n’avons eu aucune déconvenue de ce type après de nombreux mois d’utilisation. Du côté utilisateur, nous avons pris les précautions habituelles (mot de passe fort…).
Mais parce qu’on est jamais trop prudent, il est possible d’enregistrer l’ensemble de ses projets sur son disque dur. Cela se passe sous l’onglet Sauvegardes dans les paramètres de l´application.
Ajouter ses rappels dans un calendrier
Vous appréciez retrouver vos rappels dans différentes applications de gestion de temps ? Si Todoist a aussi été conçu pour créer des alertes, ces derniers peuvent également s’afficher dans votre calendrier.
L’onglet Général de vos paramètres propose un lien Flux iCalendar que vous pourrez copier pour le coller ensuite dans l’application agenda de votre choix.
Modifier plusieurs tâches en même temps
Même après quelques semaines d’utilisation de Todoist, on peut passer à côté des raccourcis clavier de Todoist . Pourtant leur utilité est grande surtout lorsqu’il s’agit de sélectionner et de traiter plusieurs tâches en même temps.
Maintenez la touche Ctrl (ou Cmd sous Mac OS) de votre clavier tout en cliquant sur les tâches de votre choix dans un même projet, dossier ou sous un même filtre. Vous verrez alors les éléments s’afficher en surbrillance et les options suivantes :
Faire un planning des tâches des prochains jours
La syntaxe évoquée plus haut dans ce tutoriel peut aussi vous servir dans le moteur de recherche. Et cela peut vous être très utile pour afficher les tâches sur une période donnée.
Par exemple, tapez « 3 jours » dans le champ de recherche de Todoist. S’afficheront alors les éléments courant sur ce laps de temps. Des éléments que vous pourrez aussi imprimer via la fonction dédiée dans votre menu principal.
Soignez votre karma !
Le karma sous Todoist, c’est une manière originale de noter la productivité au quotidien. C’est aussi un excellent moyen pour l‘éditeur de fidéliser ses utilisateurs qui se prennent facilement au jeu du score.
Alors si vous souhaitez faire grimper votre karma, il fait garder à l’esprit 2 ou 3 choses. Créez et effectuez d’abord le plus de tâches possibles (logique) mais n’hésitez pas non plus à les réaliser de manière anticipée (cela augmentera d’autant plus votre karma). Modifiez votre objectif quotidien afin qu’il soit réalisable. Utilisez également les fonctions avancées du logiciel, cela vous rapportera des points supplémentaires.
Transformer des pages web en tâches
Une adresse internet peut faire l’objet d’un traitement particulier. Pour l’ajouter dans Todoist et s‘éviter de nombreuses manipulations, vous devez installer l’extension officielle du gestionnaire de tâches sur Chrome ou Firefox.
Lorsque vous serez sur une page web et que vous activerez le module, il vous sera alors proposé de la transformer en page puis de la placer dans le projet de votre choix. Le lien sera alors automatiquement converti en tâche.
Publié Le 12/06/2015 à 11:07 par Frédéric Santos