Protéger un document Word : les méthodes
Word propose de nombreux niveaux de protection pour nos documents. Découvrez-les pour les versions 2010, 2011 et 2013 du traitement de texte de Microsoft.
- Sommaire
- La lecture seule recommandée
- La lecture seule (sans modification possible)
- Protéger certains éléments du document
- Un mot de passe pour verrouiller l'accès à un document
On a tous une bonne raison de protéger son document. Que ce soit pour empêcher la lecture, l'impression, la modification de tout ou partie, mais aussi pour se prémunir d‘éventuelles mauvaises manipulations.
Passage en revue des principales possibilités de Word…
La lecture seule recommandée
On distingue 2 types de lectures seules sur Word. La première fait référence à la fonction Marquer comme final accessible depuis la rubrique Informations sous le Menu Fichier. On y trouve l'option Protéger le document puis Marquer comme final. (sous les versions 2010 et 2013).
On ne peut pas vraiment parler de protection ici mais plutôt d'une marque sur le document par son auteur. On peut notamment utiliser cette fonction pour indiquer à un destinataire qu'il s'agit de la version finale de son document.
La fonction de lecture seule sur Word 2010
Lorsqu'un lecteur ouvrira un document bénéficiant de cette option, il apercevra le message ci-dessous et découvrira une interface privée de toutes ses options d‘édition.
Toutefois, il lui faudra simplement activer l'option Modifier quand même pour retrouver un document librement modifiable.
Une lecture seule toute relative
Sous Word 2011, on trouve une fonctionnalité équivalente mais qui prend l'appellation de « lecture seule recommandée ». Elle est accessible sous le menu Word puis Préférences et Sécurité. Une fois cette option mise en place, les personnes qui accéderont à ce fichier découvriront ce message :
En clair, vous allez lire un fichier en lecture seule et néanmoins modifiable… dès lors que vous en enregistrez une copie.
La lecture seule (sans modification possible)
Pour mettre en place une véritable lecture seule, il faudra se rendre sous l'onglet Révision du ruban pour y trouver l'option Restreindre la modification. Cela fera apparaître une zone latérale. Sélectionnez Aucune modification (Lecture seule) dans la section 2 puis activez la protection.
Lorsqu'une personne ouvrira ce document, elle sera prévenue de la lecture seule mise en place, cela dès la première tentative de saisie. Un message s'affichera dans la zone latérale et précisera quelles sont les zones éventuellement éditables.
La lecture seule n'empêchera jamais vraiment la copie (via un simple copier-coller) ou l'impression d'un document. Pour monter encore d'un cran au niveau de la protection d'un fichier, vous pouvez aussi transformer un document en PDF.
Les utilisateurs de Word 2011 (la version pour Mac), quant à eux, devront se rendre sous le Menu Outils puis Protection du document. Après avoir sélectionné Lecture seule puis enregistré le document, la modification sera impossible. Et la copie du document ne changera rien à cette caractéristique.
Protéger certains éléments du document
C'est toujours dans cette zone latérale que vous pourrez choisir les éléments que vos destinataires pourront éditer. Cela va de la mise en forme du document accessible depuis la section 1 à certaines zones précises du fichier (marques de révision, commentaires et remplissage de formulaires).
Après sélection du réglage relatif à la modification sélective, vous pourrez par exemple créer des modèles de documents à remplir par différentes personnes, comme l'illustre ces statuts dont certains champs attendent d‘être personnalisés :
Sous Word 2011 pour Mac, vous pourrez procéder à la mise en place de ces restrictions depuis le Menu Outils puis Protection du document. C'est donc depuis cette boîte de dialogue que vous pourrez définir des protections sur le contenu du document.
Un mot de passe pour verrouiller l'accès à un document
Dernier cas de figure, la protection d'un document par un mot de passe. Dès tentative d'ouverture du fichier, ni l‘édition ni la consultation en lecture seule ne sont autorisées, simplement une invitation à saisir le mot de passe fichier.
Ne prenez pas cette protection à la légère car si vous l'oubliez, vous pourrez très difficilement la casser. Microsoft indique d'ailleurs qu'il n'y a pas possibilité de récupération de cet accès. Des solutions existent mais sont généralement onéreuses.
Pour mettre en place cette sécurité sous les versions 2010 et 2013 de Word, vous devrez vous rendre dans les Informations sous le Menu Fichier. Choisissez ensuite Chiffrer avec un mot de passe sous l'option Protéger le document.
Vous serez alors invité(e) à saisir votre mot de passe dans cette boîte de dialogue. Une opération qu'il vous faudra renouveler pour confirmer votre accès.
Pour garantir la fiabilité de votre protection et de votre accès, procédez comme suit avant d'enregistrer vos données confidentielles : effectuez les manipulations de protection décrites ci-dessus, enregistrez votre document, fermez-le puis rouvrez-le. Si tout se passe sans encombre, vous pouvez donc commencer l‘édition de votre document.
Sous Word 2011 (la version pour Mac), il vous faudra opérer différemment. La mise en place de cette protection intégrale de l'accès passera par les Préférences sous le menu Word. Accédez ensuite à la rubrique Sécurité. Saisissez le mot de passe dans le champ Mot de passe pour la lecture.
Publié Le 17/10/2013 à 10:46 par Frédéric Santos