Filtres de recherche et remplacement de mots sous Word

Le traitement de texte propose de nombreuses options pour rechercher et remplacer très précisément un ou plusieurs mots d'un document. Découvrez comment gagner en efficacité avec les filtres simples, les caractères spéciaux et génériques.

Ce tutoriel a été réalisé à partir des versions 2010 et 2013 du traitement de texte.

La recherche basique

Commençons par la fonction de recherche la plus élémentaire du logiciel, celle qui vous propose 255 caractères pour saisir vos requêtes directement dans votre espace de travail.

Accéder à la recherche rapide

Besoin de localiser rapidement un ou plusieurs mots dans un document ? Effectuez le raccourci clavier Ctrl + F puis saisissez le texte de votre choix. C'est simple, rapide et efficace.

outil de recherche basique word
La recherche rapide sous Word 2010 et 2013

Les occurrences trouvées s'afficheront dans une zone latérale de votre interface et seront surlignées dans votre texte.

recherche dans doc

Utilisez les flèches de navigation flèches navigation pour passer d'un résultat à un autre et le mettre ainsi en évidence dans le document.

Vous pouvez déplacer et transformer ce module Navigation en palette mobile à l'aide de l'option Déplacer accessible via le bouton fleche . La palette est moins volumineuse que le volet et peut être gardée sous la main en permanence, sans pour autant réduire votre interface.

Affichages des résultats

On compte 3 options d'affichage pour accéder rapidement aux zones contenant les termes recherchés :

recherche dans titres : cette première option va afficher les termes recherchés dès lors qu'ils sont contenus dans des titres (réalisés à l'aide de Styles Word). Si le texte est bien structuré à la base, cette section peut s'avérer très pratique. On y retrouve d'ailleurs la hiérarchisation des titres directement dans les résultats :

résultats titres document

résultats par pages : Cette vue affichera le numéro des pages comprenant le ou les termes recherchés. Idéal pour avoir une vue d'ensemble sur des résultats contenus dans un document de plusieurs centaines de pages. Ici, le mot « universelles » se retrouve en deuxième page de notre fichier et pas ailleurs.

affichage par pages

résultats généraux Dans cette troisième et dernière vue, vous accédez à tous les types de résultats : occurrences dans le texte, dans les titres ou dans l'en-tête du document. Vous trouverez ici la liste complète des correspondances et pourrez y accéder rapidement en cliquant sur celle de votre choix.

résultats de recherche dans document

Rechercher des tableaux, notes, commentaires…

Vous pouvez aussi effectuer des recherches selon le type d‘élément. L'option est accessible depuis la flèche pointant vers le bas à droite du champ de recherche. Si vous avez peu d‘éléments de ce type dans votre document, l'affichage du résultat est immédiat et le passage de l'un à l'autre se fait à l'aide des flèches de navigation flèches navigation .

Si le nombre de tableaux, graphiques et autres éléments est conséquent, optez pour la vue par pages afin d'afficher vos résultats de manière beaucoup plus confortable.

recherches tableaux dans document

Utilisez également l'option Atteindre accessible depuis ce même menu ou via le raccourci F5. Vous afficherez alors plus d'options pour vos requêtes. Par exemple, vous pourrez accéder très rapidement au 2ème tableau de votre document :

recherche numéro tableau

Ce type de requêtes fonctionne aussi très bien pour les notes de bas de page, pages, sections, commentaires, signets…

Configurer la recherche par défaut

Les propriétés de cette recherche basique sont parfaitement modifiables. Cette personnalisation est accessible depuis les Options de ce même menu :

options de recherche

Vous accédez alors à la configuration par défaut que vous pouvez aisément éditer :

options de recherche par défaut

Pour conserver ou modifier ces réglages en pleine connaissance de cause, découvrez la signification de chacune de ces options dans ce tableau explicatif.

Recherche avancée

Caractères génériques et spéciaux, respect de la casse, filtres de format… découvrez les grandes possibilités offertes par cet outil de recherche.

Accédez à la recherche avancée

Pour accéder à cette fonction sous Word, utilisez le raccourci clavier Ctrl + H puis Alt + R. Cliquez dès maintenant sur le bouton Plus pour disposer d'un maximum d'options :

fonction de recherche word

Une fois votre requête saisie, vous disposez de plusieurs possibilités pour afficher les résultats :

  • Lecture du surlignage : dès lors que vous utilisez le mode de recherche avancé, les résultats sont sélectionnés par défaut. Or, un simple clic ailleurs sur votre page vous fait perdre tous ces résultats. Optez donc pour le surlignage pour les conserver. Notons que le surlignage liée à une première recherche ne disparaîtra pas après une nouvelle requête. Pratique.
  • Rechercher dans : utilisez cette fonction pour délimiter précisément le périmètre de vos investigations à une sélection précise ou à l'ensemble du document.
  • Suivant pour passer de résultat en résultat.

Et la recherche devient particulièrement puissante avec tous les outils qui suivent.

Les options expliquées

Option Explication Exemple
Tous, Vers le bas, Vers le haut Dans quelle zone et dans quel sens (par rapport à la position de votre curseur dans le texte) voulez-vous que la recherche s'effectue dans votre document ? -
Respecter la casse L'outil de recherche tient compte des majuscules et des minuscules. « DOCTEUR » est différent de « docteur » ou même « Docteur ».
Mot entier L'outil n'identifiera que les correspondances exactes, pas partielles Si vous recherchez le mot « skieur », les mot « ski » ou « skieurs ne ressortiront pas dans les résultats
Utiliser les caractères génériques Vous recherchez un mot dont vous n‘êtes pas sûr de l'orthographe ? Remplacez une lettre par un ? pour en faire une variable possible dans vos résultats (ceci est une des nombreuses possibilités offertes par les caractères génériques) rechercher « tor? » affichera comme résultats les mots « tort » ou « tord » ou encore « tors » de votre document
Recherche phonétique (anglais) Cette option est plutôt confidentielle car elle s'adresse uniquement aux utilisateurs de Word utilisant l'anglais comme langue de saisie. Elle trouvera des correspondances ayant la même prononciation rechercher « to » dans l'outil affichera comme résultats les mots « too » ou « two » de votre document
Trouver toutes les formes du mot (anglais) Là encore, les utilisateurs francophones n'y trouveront pas grand intérêt. L'option permet d'obtenir les déclinaisons d'un même mot anglais Rechercher « eat » affichera des dérivés comme « ate », « eaten », « eating »… contenus dans votre document
Tout surligner Vous n'aurez pas grand intérêt à décocher cette option puisque celle-ci met en évidence les résultats obtenus surlignage
Recherche incrémentielle Vous connaissez le principe des résultats qui s'affichent au fil de la saisie (comme sur Google) ? Et bien voilà ce qu'est la recherche incrémentielle sous Word au fil de la saisie
Préfixe Pour prendre en compte les premières lettres d'un mot dans la recherche Recherchez « fac » dans le champ et vous obtiendrez « facile», « facilité », « faculté », « facebook » comme résultats
Suffixe Même chose pour les dernières lettres d'un mot Recherchez « nuit » et vous obtiendrez « minuit », « inuit »… Par contre, « nuitée » ne s'affichera pas, les lettres étant placées au début du mot
Ignorer les marques de ponctuation L'outil ne tient pas compte de ces symboles qui peuvent fausser des résultats. Par exemple, ce tiret qui sectionne le mot « promenade »… promenade
Ignorer les caractères d'espacement L'outil fait abstraction des espaces contenus entre vos mots ou même dans vos mots Vous ne savez plus si le mot infolettre s‘écrit avec ou sans espace ? Cochez cette option et tapez « infolettre » dans le champ de recherche. Vous obtiendrez pour résultats « info lettre » et « infolettre »

Affinez vos requêtes selon le format du texte

Vous disposez d'autres outils de filtrage dans votre traitement de texte. Ceux-là sont notamment accessibles depuis les options Format qui figurent en bas de la recherche avancée.

recherche police

Pour expliquer cette illustration, vous recherchez ici les mots « le docteur » mais seulement si ces derniers utilisent la police Andalus, si les caractères ne sont pas en gras et si leur taille de police est égale à 10. Il faut aussi que le style soit en « Normal ». Au fil de la saisie de vos critères de recherche relatifs à la mise en forme de votre texte, les pré-requis s'affichent sous le champ de recherche.

critères mise en forme

Et le tri de recherche ne s'arrête pas au simple format du texte. Paragraphe, tabulations, style, cadre… voilà de quoi affiner sa recherche de manière très précise. Pour effacer tous ces filtres d'un coup, cliquez sur Sans attributs.

Tous ces filtres peuvent être conjugués, ce qui vous donne une idée du niveau de précision proposé.

Filtrer avec les caractères spéciaux

Si vous vous sentez encore un peu à l‘étroit avec toutes les options présentées jusque là, vous pouvez aussi utiliser les caractères spéciaux accessibles depuis ce bouton Spécial :

caractères spéciaux word
Liste des caractères spéciaux

Chaque option présente dans cette liste correspond à une syntaxe particulière qui s'insèrera automatiquement dans le champ de recherche une fois sélectionnée. Ces syntaxes correspondent à des marques non visibles dans un document mais que n'importe quel utilisateur laisse (sans s'en rendre compte).

Ces « codes » sont des filtres supplémentaires qui vont surtout nous permettre de trouver du texte avec une précision accrue.

Quelques syntaxes de recherches utiles :

Syntaxe Description Exemple Résultat(s) possible(s)
^$ Pour rechercher n'importe quelle lettre ^$ouette mouette, couette, fouette…
^# Pour rechercher n'importe quel chiffre ^#ème 2ème, 3ème, 4ème…
^p Pour rechercher le paragraphe qui commence par… ^pChaque jour recherche texte début paragraphe
^t Pour rechercher une tabulation commençant par… ^tChaque jour recherche texte tabulation

Les caractères génériques

Un caractère générique est un caractère qui peut prendre la place d'un autre (ou de plusieurs). Vous pouvez activer ce filtre en cochant la case dédiée Utiliser les caractères génériques et en affichant leur liste :

caractères génériques
Liste des caractères génériques

Quelques autres syntaxes à connaître :

Syntaxe Description Exemple Résultat(s) possible(s)
? Pour rechercher n'importe quel caractère s?ute saute, soute
* Pour rechercher n'importe quelle combinaison de caractères t*r tuer, tirer, tirailler…
[ ] Pour trouver les mots comprenant les caractères indiqués tr[aou]c trac, troc, truc
[-] Pour trouver les mots inclus dans la série indiquée ca[p-s] cap, car, cas
< Pour afficher tous les mots commençant par… <(re) (fonctionne aussi sans les parenthèses) reine, retrouver, remaria…
> Pour afficher tous les mots se terminant par… (ée)> ou ée> année, nommée, damnée…

Toutes ces syntaxes sont aussi utilisables dans la zone de recherche basique présentée dans la première partie de cet article.

Le remplacement de texte

rechercher remplacer

Toutes ces options et ces syntaxes plus ou moins complexes abordées pour la recherche se retrouvent dans la fonctionnalité Remplacer de Word.

Pour accéder rapidement à cette fonction, vous pouvez soit utiliser l'option accessible depuis le ruban (onglet Accueil) ou utiliser le raccourci clavier Ctrl + H pour afficher cette boîte de dialogue :

filtres de recherche et remplacement

Pour éviter de vous mélanger les pinceaux entre vos filtres de recherches et ceux de remplacement, regardez toujours où se trouve votre curseur (dans le champ Rechercher ou Remplacer ?). C'est sa position qui déterminera à quel texte seront appliqués les filtres.

Pour aller plus loin. Vous pouvez compléter cet outil natif avec le logiciel gratuit Replace Genius qui vous permettra de pousser encore un peu plus la personnalisation. Une preview est disponible avant chaque modification, les options de changement de casse très nombreuses, un système de macros permet de rééditer les remplacements… Indispensable dans ce domaine.

Publié Le 29/10/2013 à 08:57 par



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