Le modèle Word
Si vous réécrivez toujours les mêmes informations sur un document, vous allez pouvoir vous épargner cette saisie répétitive en utilisant la fonction modèle du traitement de texte. On fait ici le point sur cette option très utile en bureautique.
Ce dossier s’adresse aux débutants voulant se familiariser avec les modèles. Les plus expérimentés pourront y trouver quelques options additives. Ce dossier a été élaboré à partir des versions les plus récentes du logiciel.
C’est quoi un modèle ?
Un modèle est, comme son nom l’indique, un document-type que vous pourrez réutiliser quand bon vous semble, et modifier à loisir sans que le fichier original ne soit changé. Le gain de temps pour la rédaction de vos futurs documents est le principal intérêt de son utilisation.
Les zones enregistrées dans un modèle concernent aussi bien le corps central du doc, les en-têtes que les pieds de page. Les polices, styles et autres paramètres de mises en forme seront toujours conservés.
Quand un document Word standard porte l’extension .doc (document), le modèle portera l’extension .dot.
Il est un élément qui peut changer automatiquement dans vos modèles : la date. Pour ça, allez sous l’onglet Insertion de votre ruban puis cliquez sur Date et heure. Choisissez le format propice pour votre page puis cochez la case Mettre à jour automatiquement.
Créez vos modèles
Pour se faire, ouvrez un nouveau document comme vous avez l’habitude de la faire. Un Ctrl + N devrait pouvoir faire l’affaire.
Élaborez votre document comme il se doit, en prenant soin de mettre en place quelques zones facilement modifiables. Par exemple, à la place du nom du destinataire que vous serez amener à modifier, indiquez XXXXX. Un double-clic sur cet ensemble le sélectionnera et vous n’aurez plus qu’à l’éditer comme bon vous semble. L’emploi des majuscules est plus que pertinent pour rapidement identifier ces zones. Une recherche à l’aide du moteur de Word sera également facilitée pour toutes les zones à modifier.
N’utilisez pas de la couleur pour mettre en avant vos zones modifiables, vous devriez choisir à nouveau la bonne couleur pour chaque champ. La perte de temps serait évidente.
Voilà donc notre modèle prêt à être enregistrer.
Pour la sauvegarder dans le dossier dédié, allez sur Fichier puis Enregistrer sous. Après avoir sélectionné le répertoire de destination, vous verrez cette fenêtre s’afficher :
Choisissez Modèle Word (*.dotx) (ou le suivant s’il comporte des macros). Vous verrez alors que le répertoire changera automatiquement pour afficher vos Templates déjà enregistrés (cf. la barre d’adresses de ce petit explorateur).
Accéder à ses modèles personnels
La version 2013 de Word a mis en place une nouvelle interface pour accéder rapidement aux modèles Microsoft. Mais ouvrir ses propres modèles est un peu compliqué qu’auparavant.
Pour afficher une section Personnel dans votre section de modèles, vous devrez :
- effectuez un clic droit sur le bouton Démarrer de Windows puis
Exécuter - indiquez
%appdata%MicrosoftTemplatesdans le champ vierge puis cliquezOkpour ouvrir l’explorateur de fichiers - effectuez un clic droit sur la barre d’adresses de l’explorateur puis
copier l’adresse - retournez dans Word puis
FichieretOptions - dans la section
Enregistrement, collez l’adresse fraîchement copiée dans le champEmplacement des modèles personnels par défautpuisOK
Si vous utilisez une ancienne version du traitement de texte, nous vous invitons à prendre connaissance de ce mémo qui vous permettra d’accéder rapidement à vos modèles. L’objectif est de créer un nouvel onglet Modèles après avoir effectué la commande Fichier – Nouveau@ :
Chargement du diaporama en cours…
Télécharger des milliers de modèles La version 2013 du traitement de texte permet désormais d’accéder à des milliers de modèles en ligne. Pour ça, allez dans Fichier – Nouveau puis Proposés. Le choix étant particulièrement important, vous pouvez utilisez le moteur de recherche prévu à cet effet. La consultation et le téléchargement de ceux-là peut également s’effectuer depuis le site officiel de l’éditeur.
Protéger son travail
Tout comme un document standard, un modèle peut faire l’objet d’une sécurité. La mise en place de cette protection s’opérera depuis l’onglet Révision de votre ruban Office.
Ainsi pourrez-vous restreindre la mise en forme mais surtout les modifications de zones prédéfinies. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre tutoriel pour protéger un doc Word .
Publié Le 07/02/2014 à 16:16 par Frédéric Santos