Les macros Word

Vous entendez souvent parler de macros Word mais vous ne savez pas vraiment de quoi il s’agit ? Ce guide est un parfait compagnon de route pour les débutants.

On appelle cela une macro mais aussi une macro-commande. Celle-ci va vous permettre d’enregistrer une série d’actions (que vous répétez souvent) de manière à la reproduire le plus rapidement possible.

Le gain de temps en sera évident et vous ne regrettez pas l’aspect pratique de la manœuvre.

À quoi sert une macro ?

Une macro est une commande exacte qui n'est pas forcément disponible dans votre traitement de texte et que vous allez créer pour répondre à des besoins très précis : les vôtres.

Logo Word et Macro

Il faut partir du principe que n’importe quelle opération qui va vous nécessiter plus de 2 à 3 clics peut faire l’objet d’une macro-commande. Autrement dit, toutes ces commandes qui ne se retrouvent pas sur les diverses sections de votre ruban Word ou dans n’importe quel environnement immédiat. Toutes ces commandes qui existent peut-être mais dont vous voulez modifier légèrement le comportement.

Pour l’illustration de notre tutoriel, nous allons choisir cette fonction plutôt courante relative à l’insertion d’un texte précis et récurrent. Cette opération nécessite au moins 4 manœuvres de votre part. Nous allons voir comment réduire cela à 1 simple commande.

Pas toujours indispensable

Nous voyons au moins 2 cas de figure où la macro ne sera pas nécessaire :

  • lorsque la commande peut aussi être accessible sur le ruban. Avant de créer une macro, n’hésitez pas à aller faire un tour dans les propriétés de votre ruban pour voir si ce que vous apprêtez à créer n’existe pas déjà
  • lorsque le modèle de document peut répondre à vos besoins

Pour les documents les plus complexes, précisons qu’il est tout à fait possible de conjuguer macros et modèles.

Ma première macro-commande

L’outil macro de Word fonctionne comme n’importe quel enregistreur. Vous lancez la mémorisation des opérations, vous l’arrêtez puis vous pouvez les relire (les exécuter).

Voilà comment les choses doivent se passer. Sous l’onglet Affichage ou Développeurs de votre ruban, vous trouverez l’option Macros. Pour lancer le démarrage de votre série de commandes, cliquez sur l’option Enregistrer une macro….

Comment enregistrer une macro Word?

Vous voyez alors cette boîte de dialogue s’afficher sur votre écran. Ne vous souciez pas – pour le moment – des options présentes et nommez seulement votre document avant de cliquer sur Ok et lancer l’enregistrement.

Veillez à ce que le nom que vous indiquez soit sans espace et sans accent. Optez pour un intitulé court, simple et, bien sûr, représentatif.

Donner un nom à votre macro-commande

Vous disposez de 2 indices qui confirment que l’enregistrement a bien débuté. Cette icône en forme de cassette qui suit le curseur de votre souris. Et le bouton Stop qui s’affiche en bas dans votre barre d’état.

Enregistrement activé

C’est donc par le biais de ce bouton ou via le menu Macros puis Arrêter l’enregistrement que vous pourrez interrompre la sauvegarde des commandes de votre macro.

Interrompre l'enregistrement d'une macro

Ce même menu vous permettra ensuite d’accéder à votre macro via l’option Afficher les macros. Sélectionnez-la puis cliquez sur Exécuter pour que celle-ci se lance automatiquement. Dans notre cas, l’insertion d’un texte se fera désormais en un dixième de seconde grâce à notre macro.

La liste des macros enregistrées

Comment lancer rapidement une macro ?

Finalement, vous avez gagné beaucoup de temps en mettant en place votre macro-commande mais voilà que vous en perdez en voulant simplement la lancer.

Voilà pourquoi vous allez utiliser les raccourcis pour les exécuter le plus rapidement possible. Vous disposez de 2 types de raccourcis possibles :

  • une icône de votre macro directement sur la barre d’accès rapide
  • un raccourci clavier

Si vous ne stockez que peu de macros dans votre traitement de texte, il peut être intéressant d’utiliser la première solution. Dans la cas contraire, utilisez les raccourcis clavier.

Nous vous recommandons de vous créer une logique de raccourcis clavier propres à vos macros. Par exemple, il peut être pertinent d’associer une même lettre à vos commandes. On peut imaginer :

  • m + c pour insérer ses coordonnées
  • m + f pour appliquer une mise en forme particulière
  • m + p pour protéger certaines zones du document

Pour mettre en place l’un ou l’autre de ces raccourcis, votre choix interviendra lors de la création de votre macro. Choisissez Bouton ou Clavier.

Découvrez notre tuto pour mettre en place un raccourci dans la barre d’accès rapide du traitement de texte :

Chargement du diaporama en cours…

Les options de vos macro-commandes

Voici 2 fonctionnalités qui nous semblent importantes pour gérer ses macros.

Définir le périmètre d’action de la macro

Par défaut, la macro que vous apprêtez à enregistrer sera applicable à l’ensemble de vos documents Word. Vous avez toutefois la possibilité de restreindre son périmètre d’utilisation. Cela pourra être déterminé lors de la création de votre macro à l’aide du menu déroulant :

La gestion de vos macros Word

Modifier une macro

Chaque macro peut faire l’objet d’une édition. Pour ça, vous allez utiliser le logiciel Visual Basic.

Reprenons l’exemple de cette insertion automatique d’adresse dans un document à l’aide de notre macro. Et supposons qu’une coquille se soit glissée dans les coordonnées. Vous allez pouvoir modifier le texte à la source, sans être contraint de recommencer la macro dans son intégralité.

Pour se faire :

  • bouton Macro dans le ruban
  • sélectionner la macro à éditer
  • cliquez sur Modifier

Le logiciel Visual Basic se lance automatiquement et vous permet de changer rapidement les éléments précédemment saisis.

L'édition d'une macro dans Microsoft Visual Basic

Vous avez le fait le tour des fonctionnalités basiques des macros sous Word. Et les possibilités de création et de personnalisation de ces commandes manuelles restent immenses.

Publié Le 03/04/2014 à 09:46 par



Ajouter un commentaire…

*