La saisie d'un texte au kilomètre : concept et méthode
Chaque chose en son temps ! La saisie d’un texte et sa mise en forme sont 2 étapes distinctes. Découvrez le concept de frappe au kilomètre…
Dans ce cours de notre formation Word, nous allons vous expliquer ce qu’est le concept de saisie au kilomètre ainsi que les dispositions à prendre pour en tirer parti ensuite, lors de la phase de mise en forme.
Une lecture indispensable avant de se lancer dans la rédaction de ses textes dans le logiciel de traitement de texte de Microsoft (ou un autre).
C’est quoi la saisie au kilomètre (définition) ?
La saisie au kilomètre (également appelée « frappe au kilomètre ») est une méthode de travail qui consiste à rédiger son texte sans se soucier de la mise en forme (du moins pas trop). Comprenez que dans le cadre de la rédaction d’un document dans Word, vous allez taper votre texte en vous concentrant essentiellement sur le fond, sur le message que vous voulez faire passer à votre lectorat. Cela concerne aussi bien une lettre de motivation, un mémoire, un document administratif, un dépôt de plainte, une candidature, un recueil de recettes, un livre… et tout autre type de document.
De cette manière, et parce que vous ne faites qu’une seule chose à la fois (à savoir penser à votre texte et non à la manière dont il doit s’afficher), vous gagnez en qualité, efficacité et productivité.
Préparer aussi le travail de mise en forme
Même si vous allez taper mots et phrases à la suite sans vous soucier de leur apparence, la bonne pratique veut que vous prépariez au mieux votre texte à être mis en forme pour plus tard. Pour cela, vous devrez afficher les caractères spéciaux. De cette manière, vous allez faire apparaître sur votre document 3 marques essentielles :
- les retours à la ligne
- les fins de paragraphe
- les espacements et les éventuelles erreurs inhérentes
Pour afficher tous ces marqueurs au sein de votre document Word, cliquez simplement sur le bouton Caractères spéciaux présent dans l’onglet Accueil de votre ruban Office.
Si vous souhaitez que ce réglage soit activé par défaut, vous devrez alors vous pencher sur les options relatives à l’affichage dans Word (voir le lien juste ci-dessous vers notre dossier dédié).
Une fois cet affichage Word activé, vous verrez une foule de marqueurs apparaître dans votre document :
D’abord les retours à la ligne obtenus grâce à la commande Maj + Entrée …
… les fins de paragraphe signifiées par ce symbole et obtenues en appuyant sur la touche Entrée :
Ne sous-estimez pas cet aspect et prenez garde à respecter cette méthode de saisie, cela vous permettra de gagner du temps ensuite lors de la phase de mise en forme. Gardez à l’esprit qu’une même idée, un même sens est contenu dans un même paragraphe. Cet exercice est idéal pour structurer les idées de son document et sa pensée. Par exemple, lorsque vous voudrez mettre en forme un paragraphe dans son ensemble (ce qui est courant), sa sélection en sera facilitée grâce à ces marqueurs.
Enfin, les caractères spéciaux que vous afficherez lors de la frappe au kilomètre vous permettront de détecter facilement les erreurs d’espacement. Pour cet exemple, on remarque facilement que 2 espaces de trop se sont glissés dans notre document.
Maintenant que vous avez compris ce concept, vous pouvez vous entraîner plusieurs fois à cette saisie. Un exercice nécessaire avant de se lancer dans le grand bain.
Publié Le 24/07/2017 à 08:50 par Frédéric Santos