Word : Un document en bonne et due forme

Plus d'excuses ! Word met à votre disposition un panel d'outils vous permettant de créer des documents Word presque parfaits ! Configurer les options de l'orthographe et de la grammaire, vérifier son document, correction automatique, traduction et dict

Les outils de vérification orthographique et grammaticale sont des outils précieux qui vous assisteront lors de la rédaction d'un document, quelqu'il soit.

Malgré tout, il ne faut pas les surestimer. N'oubliez pas que vous avez à faire à une machine. Parfois, le bon vieux dictionnaire et le bescherelle restent des outils indispensables et beaucoup plus fiables.



Vous ne trouverez pas de Word gratuit. Word est un logiciel payant. Microsoft en est l'éditeur.




Lors de la première installation de Word, seule la vérification orthographique est activée. Vous avez quelques manipulations à effectuer afin d'utiliser cet outil efficacement.


Pour afficher les options de l'orthographe : menu Outils - Options - Onglet Grammaire et orthographe


Si l'onglet Grammaire & orthographe est inaccessible, vous devez l'ajouter à l'aide du CD d'installation de Word. Pour ce faire :
démarrer, Paramètres, Ajout/suppression de programmes, double cliquez sur Word ou Office, ajouter/suppimer des composants.

Pour la version 97 : cela se trouve dans Outils de vérification
Version 2000 et supérieur : Outils Office / Outils de vérification




Vous arrivez donc sur cette fenêtre :

Configurer les options de corrections grammaticale et orthographique


Les options disponibles


Vérifier l'orthographe en cours de frappe/Masquer les fautes d'orthographes

Exemple de détection de faute d'orthographe

La première option vous permet de souligner d'un trait ondulé rouge les fautes d'orthographes, le second vous permet de masquer ces traits.

J'ai bien cherché, je ne vois pas l'utilité d'activer la vérification en cours de frappe et de masquer les fautes. Si vous voulez masquer les fautes, décochez simplement "Vérifier l'orthographe en cours de frappe", on obtient le même résultat.


Toujours suggérer
Il est conseillé de laisser cette case cochée. Lorsque vous lancez la vérification du document à l'aide de (touche de raccourci F7), pour chaque mot censé être faux, il vous sera alors proposé un ou plusieurs choix.




A partir du dictionnaire principal uniquement
Vous avez la possibilité de créer des dictionnaires personnels. Si par exemple vous travaillez dans l'informatique, il est possible que des termes que vous utilisez souvent (Intel, hub, switch, firewall ...) ne soient pas ajoutés dans le dictionnaire standard. Créez alors un dictionnaire personnel. Si vous décochez cette option, vos dictionnaires personnels pourront être pris en compte.


Ignorer les mots en MAJUSCULES, avec chiffres, les chemins d'accès aux fichiers
Ces mots sont en général avec des orthographes particulières, ces options sont donc cochées par défaut.


Dictionnaires Personnels



Selon votre domaine d'activité ou selon les termes que vous avez l'habitude d'employer dans vos documents, choisissez le dictionnaire personnel qui vous conviendra le mieux (Bâtiment, Chimie, Médecine...)


Vérifier la grammaire en cours de frappe/Masquer les fautes de grammaires dans le document
Même remarque que pour l'orthographe.


Vérifier la grammaire et l'orthographe
Lorsque vous lancez la vérification du document entier à l'aide de (touche de raccourci F7), est-ce que grammaire et orthographe seront vérifiées ou seulement l'orthographe ?


Afficher les statistiques de lisibilité(Pour les accros des statistiques)
Lorsque vous lancez la vérification sur le document, à la fin de celle-ci, une fenêtre s'affiche récapitulant certains points.

Word : les statistiques de lisibilité


Règles de style : Grammaire ou Grammaire et style

Lorsque vous cliquez sur Paramètres, cette fenêtre apparaît :

word : paramètres


Par défaut, toutes les fautes de grammaire et de style seront signalées. Je vous conseille de laisser tout cela tel quel.


Concernant le style, essayez quelques temps pour voir si cela vous convient (car chacun a son style d'écriture). Les corrections de style comme la ponctuation ou longueur de la phrase peuvent être des aides précieuses ou à l'inverse peuvent vous gêner. Dans le second cas, décochez alors les corrections de style.




Outil de vérification linguistique / Revérifier le document

Puisque la grammaire, le style et l'othographe sont vérifiés au fil de la rédaction de votre document, il se peut que, pour aller plus vite, vous ayez "ignorer" certaines fautes. Si vous voulez refaire une vérification à la fin de votre travail, cliquez sur le bouton Revérifier le document.

====Vérifier son document
Nous avons vu les options, comment cela se passe maintenant pour vérifier votre document ?


La vérification en cours de frappe


Word : corriger une faute d'orthographe

Lorsqu'une faute d'orthographe est trouvée, elle est donc soulignée en rouge (nous l'avons vu dans les options). Pour la corriger, il vous suffit de cliquer droit sur le mot en gras proposé. Il peut y avoir plusieurs suggestions de correction.


Vous pouvez également :
Ignorer Toujours/Tout : Attention, le mot sera simplement ignoré sur le document en cours. Si vous ouvrez un nouveau document, la faute sera détectée à nouveau. Pareil si vous fermez puis rouvrez le document en cours. Le Ignorer Toujours/Tout n'est valable que pour l'instance du document en cours.


Ajouter à votre dictionnaire personnel (si c'est un terme technique ou bien un nom propre...).


Correction automatique vous permet de sélectionner un des termes proposés en remplacement. Non seulement, le terme sera corrigé sur votre document mais en plus si vous reproduisez la faute ultérieurement (même sur un autre document), elle sera automatiquement corrigée. Attention, si vous abusez de cette méthode, vous aurez l'automatisme de toujours écrire le mot en question mal orthographié. Si vous perdez vos corrections automatiques ou simplement si vous écrivez à la main, vous reproduirez la faute d'orthographe. A vous de voir, je trouve la vérification orthographique plus "pédagogique".


Langue : Si c'est un mot anglais par exemple, changez la langue du dictionnaire. Si vous utilisez souvent ce mot dans vos documents en français, mieux vaut l'ajouter à votre dictionnaire personnel.


word icone Orthographe : lance la vérification (orthographique et/ou grammatical) sur tout le document.



La vérification de l'ensemble du document


Si vous avez choisi de ne pas vérifier en cours de frappe, vous avez la possibilité de lancer la correction d'orthographe/grammaire après la rédaction de votre document.

Cette méthode est à conseiller si le soulignement ondulé (vert et rouge) vous insupporte. Il en faut parfois si peu pour nous faire enrager :-)))


Pour lancer la vérification, cliquez sur icone word. La première faute d'orthographe est trouvée, vous arrivez sur cette fenêtre :


Word : la vérification orthographique d'un document



Ignorer : La faute sera simplement ignorée cette fois-ci. Si elle réapparaît plus tard dans le document, elle vous sera notifiée.


Ignorer Toujours : Pareil que plus haut. Valable uniquement pour l'instance du document.


Ajouter : Idem. Ajouter à son dictionnaire personnel.


Modifier : Remplace le mot concerné par le mot sélectionné dans suggestions. Vous pouvez également double-cliquez sur une suggestion pour effectuer le remplacement.


Remplacer Tout : Si vous pensez avoir plusieurs fois la même faute, cliquez ce bouton, toutes les occurrences présentes sur le document en cours seront remplacées.


Correction Auto : Même chose que plus haut. Sélectionnez la suggestion adéquate puis cliquez sur Correction auto. Voir note plus haut concernant la correction automatique.


word : remplacer Si aucune des suggestions ne vous convient, inutile de fermer cette boîte de dialogue pour modifier le texte, saisissez votre mot dans la zone de texte où il y a le mot en rouge, puis cliquez sur Modifier.



La vérification grammaticale


Le principe est le même que pour l'orthographe. Les expressions qui semblent incorrectes sont soulignés en vert. Par exemple :


word : exemple de faute de grammaire : le pléonasme



Word : exemple de faute de grammaire : phrase sans verbe



Comme quoi il ne faut pas toujours faire confiance à la vérification grammaticale (voir image ci-dessous)
En l'occurence "censé" est orthographié correctement mais Word m'indique simplement que la faute est courante et me rappelle le sens exact des 2 orthographes.
Sous word : la vérification grammaticale vous rappelle également le sens de certains termes pouvant porter à confusion


Soit vous remplacez l'occurence par la proposition, vous corrigez manuellement sur le document ou bien vous ignorez la phrase s'il n'y a pas de faute de grammaire.


Les dictionnaires personnels


Le dictionnaire de Word, bien que très performant, ne peut comprendre tout le vocabulaire. C'est pour cette raison que vous avez la possibilité de créer un dictionnaire personnel qui comprendra vos mots.


Pour créer un dictionnaire personnel
Menu Outils - Options - Onglet Grammaire et Orthographe

Cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels sous cet onglet, vous arrivez sur cette fenêtre :




Vous pouvez avoir jusqu'à 10 dictionnaires personnels actifs.


Voici le détail des commandes
Pour désactiver un dictionnaire, décochez le dans la liste.

Pour en créer un cliquez sur Nouveau puis saisissez le nom du dictionnaire dans la boîte de dialogue Enregistrer Sous... qui s'affiche. Une fois créé, sélectionnez la langue de celui-ci (assurez vous qu'il soit bien sélectionné dans la liste).


Modifier
En fait, un dictionnaire personnel n'est qu'un fichier texte qui porte l'extension .DIC. Il est donc modifiable avec n'importe quel éditeur de texte (en l'occurrence ici avec Word). Si vous avez ajouté par erreur un terme faux, vous pouvez alors supprimer le terme incriminé grâce à cette commande.


Lorsque vous modifiez le dictionnaire, si celui-ci est actif dans le document en cours, Word vous informera que la vérification automatique a été désactivée. Vous devrez alors la réactiver manuellement après la fermeture de votre fichier .DIC.




Modifier la valeur par défaut
Lorsque vous activez cette commande, le dernier dictionnaire sélectionné devient le dictionnaire par défaut, que Word utilise par défaut pour effectuer les vérifications orthographiques.


Ajouter
Si vous changez de poste informatique, réinstallez... il peut être utile de récupérer votre dictionnaire avec votre nouveau Word. Pour ce faire, allez dans le répertoire où est sauvegardé votre .DIC, sauvegardez-le sur disque ou autre.
Puis une fois sur votre nouvelle configuration, cliquez sur Ajouter, recherchez le fichier DIC que vous avez sauvegardé. Vous retrouvez alors votre dictionnaire personnel.

Supprimer
Comme son nom l'indique


====La correction automatique
Les corrections vous permettent d'insérer des caractères spéciaux, de corriger les fautes d'orthographe que vous faites tout le temps et ce, automatiquement.

la correction automatique sous word

Par exemple, si vous inscrivez la chaîne dans la colonne de droite, elle sera remplacée par le signe en colonne de gauche.

Cela peut s'avérer donc très pratique pour les caractères spéciaux.

Mais cela fonctionne également pour les fautes d'orthographes ou de frappe.

word et la correction automatique


Pour cet autre exemple, la colonne de droite regroupe certaines erreurs fréquentes quand on tape trop rapidement. Ce sera automatiquement remplacé par l'orthographe correcte.


Une réserve toutefois concernant les fautes d'orthographes (pas les fautes de frappe), comme indiqué sur la page concernant la correction orthographique. Si vous ajoutez la correction automatique sur un mot dont vous ne vous souvenez jamais de l'orthographe, vous n'apprendrez jamais l'orthographe correcte de ce mot.




La boîte de dialogue de la correction automatique


Pour y accéder, Menu Outils - Options de correction automatique - Onglet Correction automatique.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

La boîte de dialogue correction automatique sous word


Supprimer la 2ème majuscule d'un mot
Souvent à l'origine d'une faute de frappe, laissez cette option cochée.

Majuscule en début de phrase
Le genre de "détail" que l'on oublie de temps en temps.

Corriger l'utilisation accidentelle de la touche VERR.MAJ
Lorsque vous taper un long, un très long texte... et que vous vous rendez compte que la touche majuscule était activée.
Exemple :
LAISSER COCH2E CETTE OPTION. 9A ARRIVE SOUVENT §
donnera Laisser cochée cette option, ça arrive souvent !


Exceptions
S'il existe certains termes que vous ne souhaitez pas prendre en charge par la correction automatique (en ce qui concerne les majuscules) , cliquez sur les exceptions de la correction automatique sous word , vous arrivez sur cette fenêtre :


Les exceptions aux règles concernant les majuscules


Il y a déjà quelques entrées afin de ne pas ajouter de majuscule après les abbréviations. Pour ajouter une exception, la procédure la plus simple est de faire la modification sur le document lui-même sans passer par cette boîte de dialogue.

Par exemple je veux écrire : CEci est un test.

La correction automatique entre en jeu, et le E majuscule est modifié en minuscule. Il me suffit de retourner sur le e minuscule et de le changer en majuscule pour que ce mot soit ajouté à la liste des exceptions des deux majuscules en début de mot. Procédez de même pour la première lettre ainsi que les autres corrections.


Correction en cours de frappe
Si le remplacement automatique vous agace, décochez cette case. La correction automatique ne sera plus active. Par contre, les premières options, si celles-ci sont cochées, fonctionneront. Cette case ne sert qu'à activer/désactiver la liste des corrections automatique.


Comment ajouter une correction automatique ?




3 possibilités s'offrent à vous :
1) A l'aide de la correction orthographique : si la correction de l'orthographe est activée et qu'un mot apparaît souligné en rouge, il comporte une faute. Vous pouvez, directement depuis le clic droit sur le mot, ajouter une des suggestions en correction automatique. Par exemple :

Ajouter une correction automatique à l'aide de la vérification orthographique

Si je valide cette correction, à chaque fois que je taperai rénumérer, il sera automatiquement remplacé par rémunérer. Ici, cela fonctionne uniquement car une suggestion est disponible. La procédure est la même pour la vérification du document entier (touche F7). Il y a un bouton Correction Auto.

2) Directement depuis la boîte de dialogue correction automatique
menu Outils - Options de la Correction automatique - onglet Correction automatique.
Saisissez votre texte qui sera remplacé à gauche puis la correction à droite. Validez avec Entrée.

3) Sélectionnez votre texte qui sera corrigé dans le document, puis
menu Outils - Options de la Correction automatique - onglet Correction automatique.

Votre entrée - si elle ne comporte pas de faute d'orthographe - est automatiquement dans la zone de texte qui remplacera. A l'inverse, s'il y a une faute d'orthographe, le champ de gauche sera rempli. (la vérification automatique doit être activée sinon tout va par défaut dans le deuxième champ).

Ajouter, modifier une correction automatique

Pour supprimer une correction, sélectionnez là dans cette même fenêtre puis cliquez Supprimer.

Pour en modifier, sélectionnez-la, apportez y les modifications nécessaires puis validez à l'aide de Entrée.

====La traduction sous Word
La traduction sous Word

Difficile aujourd'hui de passer à côté d'un texte en anglais. Que ce soit dans le cadre professionnel ou même personnel, tout le monde lit, écrit, entend ou parle même une langue étrangère. Alors que faire lorsqu'on n'a aucune notion et que ne trouve plus son dictionnaire .
Word vous propose un outil de traduction sommaire mais qui peut s'avérer bien utile. Cela ne vaut pas un traducteur, mais çela peut dépanner.

Pour accéder à l'outil de traduction de Word,
Menu Outils - Langue - Traduction

Un cadre apparaît sur la droite de votre document Word :



Tout d'abord, il faut répondre à la question : Traduire quoi ?



Vous pouvez donc écrire le texte à traduire directement dans le champ texte ou le sélectionner dans votre document.

Les commandes Document entier ou Sélection en cours dans le cas où la sélection comporterait beaucoup de mots à traduire ne sont pas pertinentes car les possibilités du traducteur sont limitées. Je vous conseille plutôt de faire des recherches de mots ou de phrases très courtes pour avoir une chance d'avoir un résultat. On ne le dira jamais assez, dans ce cas encore, la machine ne remplacera jamais l'homme.



Choix de la traduction

Il faut maintenant définir les dictionnaires qui vont nous servir et dans quel sens.



Choisissez donc vos dictionnaires (Anglais - Français ou Français - Anglais). Dans notre exemple, nous voulons traduire un texte français en anglais, on choisira donc le dictionnaire Français à Anglais

Une fois les paramètres enregistrés, cliquez ok pour connaître la traduction.



Vous l'aurez compris, le traducteur fait du mot à mot.

Même pour les expressions courantes, le traducteur ne trouve pas. Il sera très bien pour toutes les traductions au mot à mot mais n'attendez pas plus de cet outil.



Il vous faudra maintenant traduire le mot produits pour connaître la traduction. Ce qui nous donne :



Comme vous pouvez le constater si vous avez quelque notions d'angalis, évitez les mots au pluriel. Le traducteur croit qu'il s'aggit d'un verbe conjugué. Préférez donc la recherche d'un mot en le mettant systématiquement au singulier.



En effet, la recherche est concluante cette fois-ci :



Une fois que vous avez trouvé la bonne traduction, sélectionnez le mot à remplacer dans votre texte puis séléctionnez sa traduction dans le cadre Résultats puis cliquez Remplacer.

Pour sélectionner un mot dans un document quelqu'il soit, double-cliquez dessus.



La traduction remplacera automatiquement le mot original.

Vous l'aurez compris, cet outil de traduction est une aide intéressante pour un public qui a déjà des notions d'anglais mais ne satisfera malheureusement pas - ou que partiellement - ceux qui n'ont aucune notion d'anglais ou autres.


====Le dictionnaire des synonymes
Le dictionnaire des synonymes

Lorsqu'on rédige un document, on a souvent tendance à répéter les mêmes mots. Il est vrai que la langue française est composée de beaucoup moins de mots que d'autres langues comme l'anglais mais rien ne nous empêche d'utiliser le dictionnaire des synonymes disponible sous Word pour éviter de se répéter lorsqu'on rédige un document.

Prenons l'exemple de cette lettre :



J'ai fait apparaître en rouge les mots qui se répétaient. Nous allons donc remplacer les mots de la deuxième phrase par des synonymes.

Dans le cas où il n'y a pas de propositions de synonymes...

Pour cela, sélectionnez le premier mot à remplacer puis clic droit.



Comme nous pouvons le voir, le dictionnaire des synonymes ne nous donnent aucune suggestion. Choisissez alors Dictionnaire des synonymes.

Vous arrivez sur cette fenêtre :



Comme l'assistant ne vous propose pas de synonyme, taper le substantif du mot non trouvé dans le champ Remplacer par. Ici, le mot livraison puis Rechercher.



Vous avez maintenant plusieurs synonymes (arrivée, remise, arrivage...) qui peuvent convenir, en modifiant tout de même un peu la phrase.

Cela pourrait donner : "Leur arrivée sera assurée par Monsieur Bouchard..."
ou "Ils seront remis..."

Dans le cas où il y a proposition de synonymes...

C'est plus rapide et moins compliqué, c'est sûr. Double-cliquez sur le mot entrepôt puis clic droit - synonymes



Là, le dictionnaire nous propose "le magasin". Cliquez sur ce synonyme ce qui aura pour effet de remplacer le mot "entrepôt" dans le texte.



L'expression "à la magasin" n'étant pas convenable, remplacez-la par "au magasin" et le tour est joué.



Encore une fois, nous comprenons que Word ne fera pas tout tout seul mais tous cas assistants peuvent nous apporter une aide précieuse pour la rédaction de nos documents au quotidien.

Et comme dirait Full ...


les dessins de full
Le blog humoristique de Full

Publié Le 24/12/2005 à 00:51 par



Ajouter un commentaire…

*