Méthode du « Inbox Zéro » : technique, astuces et mises en garde

S’il ne fallait distinguer que 2 types d’utilisateurs de messagerie, on pourrait dire qu’il y a d’un côté ceux qui accumulent les e-mails dans leur boîte de réception, et ceux qui visent le « Zéro e-mail ».

Dans un contexte professionnel, le second scénario vous permet clairement d’être plus productif. Découvrez pourquoi, mais aussi comment y parvenir…

L’objectif Zéro Inbox : rien dans la boîte de réception !

C’est effectivement ce que nous défendons ici. Pourquoi ? Parce que vous considérez cet emplacement de votre client ou de votre webmail comme un espace de prise de décision quant à la nature. À l’arrivée d’un nouveau message, vous disposez de plusieurs possibilités :

• vous le traitez immédiatement
• vous le classer dans un autre répertoire (label, sous-dossier)
• vous lui accolez un marqueur
• vous le supprimez
• vous l’archivez
• vous l’envoyez vers une autre application
• vous le placez dans les spams
• vous vous désabonnez de la lettre d’information
• …

Si vous ne faites rien de tout cela et que vous vous contentez de lire le contenu du message, vous pouvez être certain que vous allez passer à côté de certains e-mails. D’abord parce que la manœuvre pour lire un message est trop simple à réaliser et qu’elle peut être commise par erreur. Mais aussi parce qu’en stockant tout au même endroit, vous aurez bien du mal à retrouver les e-mails qui vous intéressent à un moment donné.

Nous vous dites jamais que vous vous souviendrez de tel ou tel e-mail placé dans, vous en manquerez certainement avec une telle méthode.

L’objectif est bien de vider sa boîte de réception et de la garder vierge le plus souvent possible.

Quelle est la fonction de l’email ?

C’est LA question essentielle que vous devez vous poser. Vous devez savoir quel impact a tel ou tel message sur votre travail, sur votre emploi du temps. On distingue 3 types d’e-mails…

Les requêtes simples

Demandez-vous d’abord si vous pouvez le traiter tout de suite. Si oui et qu’il s’agit d’une requête simple, n’hésitez pas une seconde. On vous demande un document ? Envoyez-le ! Une information ? Envoyez-la ! Ce type d’email nécessite de votre part une réponse immédiate.

Une question simple ? Une réponse immédiate !

Attention, l’objectif de la boîte de réception vierge ne doit pas handicaper votre travail au quotidien. Les notifications à tout-va sont reconnues comme étant contre-productives, alors n’hésitez pas à vous fixer des plages horaires pour traiter votre flux de messages. Cela peut-être le matin lors du lancement de votre messagerie, le midi et le soir.

Notons qu’une information temporelle contenue dans un e-mail peut aussi donner lieu à la création rapide d’un nouvel événement dans votre calendrier. Là encore, penchez-vous sur les synergies qui existent entre votre messagerie et votre agenda, celle peut vous faire gagner du temps. Les couples Gmail/Google Agenda, Mail/iCal, Thunderbird/Lightbird… fonctionnent très bien ensemble dans ce domaine.

Par exemple, voilà pour la transformation d’un email en événement dans un calendrier…

L’idée est toujours de faire place nette dans votre boîte de réception.

Les requêtes complexes

On le sait, les requêtes de nos destinataires sont bien souvent beaucoup plus élaborées et consommatrices de temps que ça. Alors s’il s’agit d’une demande d’éléments plus complexes et qui nécessitent un travail – plus ou moins – long de votre part, le mieux est d’isoler ce message et de le placer dans un dossier à part. Ce répertoire peut être dans la messagerie même, comme il peut être dans un gestionnaire de tâches totalement indépendant. Certains utilisateurs n’hésitent pas à organiser leur information selon l’usage qu’ils doivent en faire, et ils n’ont pas tort. Dès lors qu’un e-mail est porteur d’une charge de travail pour vous, il se doit d’être transformé en tâche ! Prenons un exemple d’un client qui vous demande un RIB, de remplir une fiche d’informations, mais aussi des devis, vous devez prendre le temps de réfléchir et de constituer votre réponse. Pour éviter les impairs, considérez ce message comme une tâche à réaliser et l’e-mail simplement comme un moyen de faire transiter l’information.

Gmail propose un gestionnaire de tâches natif (pas des plus efficaces), mais aussi un large écosystème d’outils très bien faits et qui peuvent répondre à ce besoin. Les autres applications de messagerie peuvent aussi bénéficier d’astuces et de plug-ins complémentaires. Quelques exemples :

• Centraliser les emails et les tâches sous Gmail
• Créer une tâche dans Rappels à partir d’un e-mail sous macOS
• Envoyer une tâche par email avec TodoIst

Mais vous pouvez aussi miser sur les filtres de votre logiciel de messagerie, sur les actions rapides, sur les libellés, sur les boîtes de réception multiples… pour mieux catégoriser vos messages. Et dans le cadre d’un traitement différé, sachez que vous pouvez mettre en place des réglages très efficaces. À l’instar de ce script qui permet de replacer un email dans la boîte de réception Gmail après un temps donné.

Parce qu’il existe cette deuxième catégorie de messages, nous vous évitons les réponses automatiques, à moins que vous ne soyez dans un service commercial où les messages identiques affluent sans arrêt.

Les emails à portée informative

Si l’e-mail de votre correspondant à une portée informative et que son contenu se doit d’être conservé, vous disposez là encore de plusieurs possibilités. Soit vous le stockez dans les archives de votre messagerie, les outils actuels proposant des outils de recherche assez poussés et vous permettront de la retrouver aisément. Soit vous le placer dans un répertoire dédié. Soit encore vous l’exporter vers un gestionnaire de notes plus élaboré. Par exemple, Evernote vous offre de nombreux outils de collecte d’informations (étiquettes, fusion de notes, sommaire…), tout ce qu’il faut pour compiler l’information de manière intelligente et afin qu’elle ne périsse pas au fin fond de votre messagerie.

Lire aussi : comment créer une note Evernote à partir d’un email ?

On distingue donc 3 types de fonctions pour les e-mails que vous recevez :

• requête simple
• requête complexe
• portée informative

Une fois identifié, traitez l’e-mail en fonction afin de vider rapidement votre boîte de réception.

Et l’évolution du marketing nous contraint à ajouter une 4e et dernière catégorie.

Supprimer les nuisances électroniques

On a le sentiment que le spam est un puits sans fond, et l’expérience semble malheureusement nous donner raison sur ce point. Que vous usiez et abusiez du filtre antispam, que vous vous désabonniez, que vous utilisiez des systèmes pour regrouper vos lettres d’informations, les messages indésirables prennent leurs quartiers durablement dans nos boîtes de réception. Alors vous pouvez persévérer avec ces méthodes, ou aborder le problème autrement.

Si vous n’avez aucune envie de changer d’adresse e-mail pour repartir sur de bonnes bases, sachez que vous pouvez contourner ce problème :

• en adoptant une messagerie digne de ce nom (Gmail identifie très bien les lettres d’informations et les classe sous un onglet à part)
• en utilisant une adresse de messagerie dérivée, fonction disponible sur les gros webmail
• en recréant une nouvelle adresse
• en vous désinscrivant massivement (même si la portée de cette opération nous semble limitée puisque les adresses circulent de toute manière)
• en désactivant toutes les notifications sociales (de toute façon, vous visitez régulièrement Facebook, non ?)
• en jouant avec les filtres et en mettant en place des règles de messages selon les expéditeurs
• dans tous les cas, en diffusant votre adresse électronique le moins possible

Ne désespérez pas, comme vous avez pu le constater, il existe de nombreux moyens de reprendre la main sur le courrier qui vous parvient. Cela peut être un peu long à mettre en place, mais une fois ces nouveaux réflexes adoptés, vous y gagnerez beaucoup de temps !

Publié Le 08/07/2016 à 09:02 par Frédéric Santos

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