Les options de l'enregistrement

L'enregistrement des documents n'est ce qu'il y a de plus compliqué. Certaines fonctionnalités - moins connues - peuvent vous simplifier la tâche.


Pour enregistrer un document, Menu Fichier Enregistrer, (Raccourci Control - S ou l'icône <img

L'enregistrement des documents n'est ce qu'il y a de plus compliqué. Certaines fonctionnalités - moins connues - peuvent vous simplifier la tâche.


Pour enregistrer un document, Menu Fichier Enregistrer, (Raccourci Control - S ou l'icône ). Jusque là rien de bien sorcier. S'il s'agit d'un document déjà existant, le fichier s'enregistre, s'il s'agit d'un nouveau document, la boîte de dialogue enregistrer Sous... s'affiche.


Une petite nouveauté 2000, que j'attendais depuis longtemps. Lorsque vous validez la création du dossier, la boîte de dialogue vous place automatiquement dans ce nouveau dossier. Pour créer un nouveau dossier, cliquez simplement sur et nommez votre nouveau répertoire.



Enregistrer sous ... les types de documentsComme pour les précédentes versions, vous pouvez, à l'aide de la zone de liste, Type de fichiers, choisir votre type de fichier. La plupart des utilisateurs ne touchent jamais à cette option.


A noter : si vous savez que le document va être ouvert par quelqu'un qui a Word 6.0. Le choix vous est proposé dans la zone de liste. Également d'autres choix disponibles comme WordPerfect ou Works.



Quelques options supplémentaires vous sont accessibles depuis le menu . Cliquez dessus, ce menu apparaît :


Enregistrer sous ... Les options Supprimer, Renommer, Ajouter aux favoris : pas besoin d'explication


Connecter un Lecteur réseau : Raccourci de cette même commande accessible depuis l'explorateur de fichiers (Menu outils - connecter un ...)


Options Web : vous permet de spécifier - entre autres - vos critères de compatibilité pour l'affichage de votre document si vous décidez d'en faire une page Web.


Enregistrer Version : Permet, au sein d'un même document de travailler sur plusieurs versions de ce document. Vous allez par exemple enregistrer une version de votre document. à l'aide de la commande enregistrer Version. Apparemment, rien ne se passe. Cliquez sur votre document pour que celui-ci soit actif, cette icône apparaît dans le bas (vers le milieu) de votre fenêtre. Double-cliquez dessus, vous arrivez sur cette fenêtre :



La gestion des versions sous Word



Chaque version est identifiée par sa date d'enregistrement. L'utilisation des versions sera initialisée grâce à enregistrer Version dans la boîte de dialogue enregistrer Sous. Une fois la première version créée, vous pouvez choisir d'en créer des différentes quand bon vous semble (à l'aide du bouton enregistrer de la boîte de dialogue ci-dessus) ou d'en créer une à chaque fermeture de votre document. Cela correspond aux 2 versions automatiques sur l'image ci-dessus.


Lorsque vous cliquez sur enregistrer, vous êtes invité à insérer un commentaire sur cette version. Cela vous aidera à vous y retrouver. L'utilisation de cette technique est très pratique si vous êtes plusieurs à travailler sur un même document. Qui a fait quoi et quand ?


Pour ouvrir une version précédente, double-cliquez sur la ligne voulue.



Options générales


Les options de l'enregistrement



Toujours créer une copie de sauvegarde
Word créera un copie du nom de copie de secours xxxxx où xxxxx est votre nom de fichier. A conseiller si vous travaillez sur un document capital et de taille imposante.


Demander les propriétés du document
Lorsque vous enregistrer sous, la fenêtre des propriétés s'affiche. Vous pouvez alors, par exemple, insérer un commentaire qui sera lisible depuis les propriétés de votre fichiers dans l'explorateur de fichiers.


Enregistrer les infos de récupération automatique toutes les xx minutes
Nous ne sommes pas à l'abri de problèmes techniques. Ça fait 3 heures 38 que vous travaillez sur votre document. Et là, panne de courant ! Il y a de grandes chances - si vous n'avez pas modifié cette option que vous puissiez récupérer le fichier sur lequel vous travailliez. Redémarrez la machine (laissez tourner le scandisk jusqu'à la fin), lancez Word. Le document sur lequel vous travailliez réapparaît. Ce fichier n'est pas exactement le même. Il s'agit de la copie automatique. Enregistrez ce document sous votre répertoire document.


Sachez que vous avez quand même perdu des données. Tout ce que vous avez rédigé entre l'enregistrement automatique et la coupure de courant. Vous pouvez réduire cet intervalle. (Évitez de mettre 1 minute, sinon vous serez pratiquement constamment en train d'enregistrer, ce qui réduira les performances de votre machine).


Désactiver les fonctionnalités non prises en charge par Word 97
Comme son nom l'indique. Sachant que les fonctions basiques de Word 2000 existent sur la précédente version.


Mot de passe
Si votre document est sensible, vous pouvez y ajouter un mot de passe pour la lecture et/ou pour la modification. Si vous ne mettez pas de mot de passe pour la modification, tout le monde pourra le modifier. Et pareil pour la lecture.


Lecture seule recommandée
Si vous cochez cette case, une boîte de dialogue - à l'ouverture du document - vous demandera si vous voulez ouvrir ou non le document en lecture seule. Si celui-ci est ouvert en lecture seule, ce fichier ne pourra être modifié directement. Il pourra par contre être modifié puis enregistré sous un autre nom.

Publié Le 01/01/2004 à 00:00 par



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