L'insertion automatique

L'insertion automatique - comme son nom l'indique - vous permet d'insérer rapidement un mot, une expression, une image ... au sein de votre document.

Quelques insertions automatiques existent déjà, mais vous pouvez tout à fait en créer.

L'insertion automatique - comme son nom l'indique - vous permet d'insérer rapidement un mot, une expression, une image ... au sein de votre document.

Quelques insertions automatiques existent déjà, mais vous pouvez tout à fait en créer.



Quelles sont celles disponibles ?
Pour voir la liste, menu Insertion / Insertion automatique. Vous arrivez alors sur ce sous-menu :



L'insertion automatique



Les sous-menus inférieurs vous permettent de sélectionner directement le mot ou l'expression que vous voulez insérer.


En général, vous n'utiliserez que peu des expressions disponibles. Le mieux pour gagner en clarté est de supprimer celles dont vous ne vous servirez jamais et d'ajouter les vôtres.


Il peut être plus pratique d'afficher la barre d'outils Insertion automatique le temps de vous organiser. Pour ce faire : Clic droit sur une barre d'outils (n'importe laquelle), sélectionnez Insertion automatique.




Pour supprimer des Insertions automatiques
Menu Insertion / Insertion automatique / ou bien l'icône dans la barre d'outils Insertion automatique. Vous arrivez sur cette fenêtre.



Liste des insertions automatiques



Dans la zone de liste, se trouvent toutes les expressions enregistrées par défaut par Word lors de l'installation. Pour supprimer une entrée, sélectionnez-la puis cliquez sur .


La case à cocher Afficher le conseil .... vous permet ou non d'afficher par quoi va être remplacé votre texte lorsque vous tapez le début de l'expression. (Voir image du paragraphe ci-dessous)



Comment utiliser une insertion automatique ?

Plusieurs possibilités
€ Via la barre d'outils Insertion Automatique (ou le menu insertion) - voir plus haut pour ajouter la barre d'outils

€ Via la fenêtre Insertion automatique (ci-dessus). Sélectionnez votre expression puis cliquez sur Insérer (peu pratique)

€ Vous tapez le début de votre texte puis, dès qu'une étiquette jaune apparaît tapez sur Entrée ou F3 pour valider l'insertion comme sur l'image ci-contre.



L'insertion s'affiche au bout de 4 caractères tapés. Dans le cas où plusieurs insertions seraient identiques pour les X premiers caractères, l'insertion ne s'affichera qu'au caractère X+1. Par exemple :

2 Insertions existent :
Je vous pris d'agréer, Madame, Monsieur ...
Je vous prie d'agréer, Monsieur ...

L'insertion s'affichera au A de Madame ou au O de Monsieur.




Comment renommer une Insertion ?
Menu Outils / Modèles et compléments / Cliquez sur dans le bas de la fenêtre, vous arrivez sur cette fenêtre.



Organiser



Nous avons deux zones de listes. Chacune d'entre elles correspond à un modèle ou document. Si vous voulez récupérer les Insertions automatiques d'un autre modèle, c'est ici que vous le ferez. Vous copierez l'expression souhaitée depuis le modèle original vers le vôtre.


Pour renommer une expression, sélectionnez-la puis cliquez sur . Saisissez alors le nouveau nom.


Maintenant que vous savez renommer, supprimer, utiliser les insertions automatiques, voici comment en créer des personnalisées.


Rédigez simplement votre texte qui servira à l'insertion. Vous pouvez y ajouter des images, des liens hypertextes, des tableaux bref à peu près tout. Sélectionnez ensuite votre future insertion automatique, puis soit :

€ Menu Insertion / Insertion automatique / Nouveau ou,

€ Si vous avez affiché la barre d'outils Insertion automatique, cliquez sur ou bien,

€ méthode la plus rapide ALT - F3.


Comment les organiser et être plus efficace ?
A savoir que tous les je vous prie d'agréer ... se retrouvent dans la catégorie Salutations, que les Monsieur, Madame ... se retrouve dans Civilité ....


Ce point est important pour retrouver rapidement vos insertions mais également pour créer des listes d'insertions automatiques. Bientôt...



Egalement, lorsque vous vous placez sur un répertoire qui a comme style "Salutations", seules les insertions salutations apparaîtront dans la liste des insertions. Par exemple :


Vous êtes sous le style salutations, vous voulez créer une nouvelle insertion automatique sous les salutations, il vous suffit de cliquer sur Nouveau et l'insertion se créée sous le répertoire Salutations du menu Insertion automatique.


Si vous utilisez souvent les mêmes insertions, il peut être plus rapide de renommer celles que vous utilisez souvent par des initiales (2 ou 3 lettres). Pour les insérer tapez ces 2 ou 3 lettres puis tapez F3 pour compléter automatiquement.

Publié Le 01/01/2004 à 00:00 par



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