Optimiser les insertions automatiques
Nous avons appris à créer des insertions automatiques. Celles-ci sont très pratiques en ce qui concerne les expressions qui reviennent dans beaucoup de vos documents (ex : salutations)
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Il y a encore moyen d'augmenter votre productivité à l'aide des listes automatiques.
Le principe
€ Vous insérez un champ liste de texte automatique,
€ Clic droit sur ce champ,
€ Sélection de l'insertion automatique appropriée,
€ l'insertion est ajoutée.
Par exemple
J'ai créé le champ "Salutations ici" (procédure expliquée plus bas)
Lorsque l'on Clic droit sur ce champ, ce n'est pas le menu habituel qui apparaît mais votre liste de salutations.Sélectionnez l'expression qui correspond, celle-ci est insérée comme sur l'image ci-dessous
Si vous voulez changer d'expression il vous suffit alors de cliquer droit à nouveau sur l'expression et d'en choisir une autre.Comment créer un champ de liste automatique ?
Menu Insertion - Champ, vous arrivez sur cette fenêtre
Volet gauche
choisissez Liaisons et renvois
Volet Droit
AutoTextList (peut également s'appeler ListInsertionAuto).
Les codes de champs :
Le champ est AUTOTEXTLIST "SALUTATIONS ICI" s"salutations" t"TEXTE INFOBULLE".
On peut diviser cette expression en 4 parties principales :
AUTOTEXTLIST : s'inscrit automatiquement dès que vous choisissez cette entrée sur le volet droit.
"SALUTATIONS ICI" : le texte qui apparaîtra sur votre document avant de l'avoir remplacé. N'oubliez pas les guillemets.
s "salutations" : ceci correspond au style de l'insertion automatique. Celles-ci sont triées par catégorie (En-tête/Pied-de-page, Normal, Commentaire, titre ....). Pour obtenir la liste d'une catégorie en particulier tapez s "nom du style". Si cela ne fonctionne pas, c'est que vous avez fait une faute de frappe en tapant le nom ou bien que vous n'avez pas ajouté les guillemets.
t "TEXTE INFOBULLE" : lorsque vous survolez la zone champ une infobulle apparaît, vous pouvez à l'aide de cette balise, choisir le texte qui apparaîtra. Pratique si quelqu'un d'autre utilise votre document. Par défaut il est inscrit : Cliquez avec le bouton droit pour afficher ...
Vous pouvez également définir les paramètres à l'aide du bouton
. (plus simple pour les noms de styles) En cas de faute d'orthographe ou de grammaire, sur la zone champ, la liste n'apparaîtra pas, vous devez alors choisir Ignorer ou Corriger la faute pour avoir accès aux insertions.
Également, il est possible de ne pas ajouter le paramètre s qui indique le style de l'insertion (en-tête, salutations ...). Si vous ne le faites pas, vous obtiendrez la liste des insertions automatiques du paragraphe en cours.
Vous êtes dans un paragraphe de style Salutations, vous obtenez les insertions salutations sur le champ qui ne contient pas le /S.
A l'inverse, si vous avez spécifié le /S, le style du paragraphe importe peu, ce seront les insertions du style du champ qui seront prises en compte dans tous les cas.
Cette technique est - idéalement - à utiliser avec les modèles
Rien ne vous empêche de créer une insertion qui comprend des listes automatiques. Pratique notamment pour les civilités. Par exemple :
Votre insertion "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, .....".
Le Madame, Monsieur peut très bien être une liste d'insertions sur laquelle vous choisirez soit Monsieur, Madame ou bien les deux.
Publié Le 01/01/2004 à 00:00 par Frédéric Santos