20 trucs et astuces Gmail
Vous l'utilisez tous les jours et vous pensez en avoir déjà fait le tour. Autant vous le dire tout de suite, vous n’êtes pas au bout de vos surprises avec cette messagerie.
Nous avons déniché pour vous une vingtaine de trucs et astuces à connaître pour améliorer votre webmail. Qu’elles soient cachées au fin fond des réglages ou accessibles via des programmes tiers, voici notre sélection de fonctions à utiliser sans plus tarder.
Ce serait dommage de se passer des multiples possibilités de personnalisation de cette messagerie en ligne.
Des accusés de lecture pour votre Gmail
Ce recueil d’astuces ne serait certainement pas complet si nous faisions l’impasse sur la fonction d’accusé de réception du webmail. Vous n’êtes pas sans savoir que celle-ci n’est pas proposée en natif et qu’il vous faut passer par un logiciel tiers pour en profiter.
Nous vous suggérons de vous pencher sur cette solution pour obtenir un accusé de lecture. Elle utilise d’ailleurs un principe largement répandu, à savoir une image téléchargée par le destinataire qui envoie le signal de lecture à l’expéditeur.
Annuler l’envoi d’un e-mail
Ne vous est-il jamais arrivé d’appuyer un peu trop vite sur le bouton Envoyer ? Si vous voulez prendre les devants, sachez qu’il existe une fonctionnalité très pratique dans les Labs de votre messagerie (il s’agit du labs « Annuler l’envoi »). Après l’avoir activée, rendez-vous dans vos Paramètres puis Général. La section Annuler l’envoi vous permet de définir le laps de temps dont vous disposerez pour annuler l’envoi du message.
Si vous l’annulez, le message s’affichera alors à nouveau dans la boite de composition. Indispensable !
Juin 2015 fut un mois de référence pour cette fonction. En effet, Gmail a sorti cette fonctionnalité de son labs pour la proposer dans ses réglages généraux. De plus, Inbox l’intègre également en natif, que ce soit sur la version web, la version Android ou iOS.
Du texte barré dans Gmail
Voilà une option de mise en forme demandée depuis bien longtemps par les utilisateurs, mais qui ne veut décidément pas voir le jour. Pour vous éviter l’aller-retour entre Gmail et un éditeur de texte plus performant, vous pouvez opter pour l’extension Eleot’s Content Editable Text Formatter (pour Chrome).
Créer des adresses supplémentaires
La saviez-vous ? Lorsque vous créez une adresse Gmail, celle-ci est loin d’être la seule dont vous disposer réellement. Ainsi, si votre adresse est monemail@gmail.com, les e-mails suivants vous appartiennent également :
- monemail+perso@gmail.com
- monemail+pro@gmail.com
- monemail+asso@gmail.com
- monemail+blabla@gmail.com
Quelques trucs à connaître vous permettent de mieux gérer les adresses supplémentaires, notamment en utilisant les libellés.
Programmer le départ de vos e-mails pour plus tard
Voilà une fonction qui manque toujours cruellement à l’appel sur Gmail. Vous pouvez toutefois vous offrir cette option d’envoi différé à l’aide d’outils complémentaires. On vous en a sélectionné quelques uns.
Des filtres pour mieux s’organiser
N’est pas un véritable utilisateur de Gmail celui qui n’utilise pas les règles de messages. Si vous êtes à la recherche de filtres utiles pour votre webmail, nous vous recommandons la lecture de notre guide.
Pour regrouper, nettoyer, organiser, transformer vos e-mails, mieux gérer vos archives Gmail… cela restera l’outil idéal.
Personnaliser les raccourcis clavier
Lorsque vous activez les raccourcis clavier dans vos Paramètres puis Général, vous vous donnez aussi la possibilité de customiser ces combinaisons. La manœuvre se fera également depuis les paramètres, mais dans la section Raccourcis clavier.
Personnaliser votre interface
Si l’on doit poursuivre sur le thème de la personnalisation, difficile de ne pas évoquer celle de l’interface. Nous avons identifié les principaux moyens pour se faire un Gmail à son image.
Découvrez notre dossier pour personnaliser Gmail.
Optez pour les scripts
Les scripts, ce sont ces bouts de code écrits par quelques utilisateurs avancés et offerts à la communauté. Ils permettent d’ajouter de nouvelles options au webmail.
On vous en liste ici quelques-uns intéressants.
Une backup pour vos messages électroniques
Il existe bien des solutions pour sauvegarder vos messages. L’une développée par Google, l’autre par des développeurs tiers. Notre préférence ira vers la première qui vous dispensera d’une énième installation de logiciel.
Faites votre choix en prenant connaissance des diverses alternatives.
Mettez votre messagerie en pause
Inbox pause est une extension gratuite à l’adresse des utilisateurs de Gmail utilisant les navigateurs Firefox et Chrome. L’idée est simple, mettre sur pause l’arrivée des messages dans votre webmail.
Après installation de cette extension et après autorisation de connexion à votre compte Gmail, votre interface se dotera d’un nouveau bouton Pause.
Débrancher pendant les vacances
Allez dans vos Paramètres puis onglet Général. C’est sous celui-ci que vous trouverez la rubrique intitulée Réponse automatique.
Il ne vous restera plus qu‘à cocher la case Réponse automatique activée, à définir la période durant laquelle vous ne souhaitez pas être dérangé(e) puis à taper votre texte.
Ce dernier sera envoyé automatiquement à toute personne qui vous envoie un message durant votre absence.
Envoyer un e-mail depuis la barre d’adresses
Pour ça, indiquez la syntaxe suivante dans la barre d’adresses de votre navigateur :
- mailto:francois@hollande.com (par exemple) puis
Entrée
Si vous écrivez souvent à un même destinataire, créez un favori, ce sera un gain de temps assuré.
Donner accès à son compte à un tiers
Si pour des raisons qui vous sont propres vous devez permettre à une autre personne d’accéder à voiture compte, sachez que l’option est disponible (mais discrète).
Celle-ci se trouve dans la section Comptes et Importation de vos Paramètres sous l’intitulé Déléguer l’accès à votre compte. Un individu de votre choix pourra donc consulter, supprimer et envoyer des messages à votre place.
À ne pas mettre entre toutes les mains bien entendu.
Gérer son Gmail à distance
S’il est possible de fermer les sessions Gmail à distance (idéal quand vous avez oublié de vous déconnecter au cyber-café), il est aussi possible de mettre en place une alerte en cas d’activité suspecte sur votre compte.
Voici comment les choses doivent se passer…
Chargement du diaporama en cours…
Voir les interactions entre contacts Gmail
Immersion, tel est le nom de ce service qui vous permet de voir les connexions établies avec vos contacts Gmail. L’outil a été développé par quelques experts de l’Université américaine MIT (au Massachusetts).
Le principe est simple : vous vous connectez à l’aide de vos identifiants Google et vous découvrez l’ensemble des métadonnées de votre webmail.
Rappelons que les métadonnées sont des données à propos d’autres données. Le contenu même des e-mails n’est pas concerné (ni l’objet, ni le corps du texte). Ainsi obtenez-vous un graph plutôt artistique de toutes les interconnexions effectuées avec vos contacts.
Classer ses messages… avant même de les envoyer
Plutôt que d’attendre un retour d’un destinataire de message avant de classer l’e-mail, pourquoi ne pas procéder à son rangement en amont ? C’est ce que propose la fonction Libellé accessible dans la boîte de composition des messages.
Ce sera aussi un moyen supplémentaire pour retrouver aisément vos messages par la suite.
Retrouver des contacts effacés
L’erreur est humaine et vos contacts en ont peut-être déjà fait les frais. Si c’est le cas, vous pouvez récupérer des contacts supprimés en vous rendant dans le carnet d’adresses (section Contacts accessible sous le le logo Google en haut à droite de votre interface).
C’est sous le bouton Plus que vous trouverez l’option Restaurer les contacts et l’outil qui vous permettra de définir la plage de restauration.
Empêcher des inconnus de vous envoyer des messages sur Gmail
Étonnant, vous ne savez par quel biais, mais vous recevez des messages de personnes inconnues, sans pour autant avoir communiqué votre adresse e-mail à des tiers.
Et si vous jetiez un œil à ce réglage de confidentialité qui empêchera l’envoi d’e-mails non sollicités en provenance de Google+.
Transformer un e-mail en événement
Gmail et le calendrier Google sont des services étroitement liés. Ainsi est-il possible de créer un événement à partir d’un simple e-mail reçu. Que le message contienne une information temporelle ou pas, il faudra vous rendre dans le menu Plus une fois le message ouvert puis cliquer sur l’option Créer un événement.
Les principaux éléments de l’e-mail se retrouveront alors dans un nouvel événement prêt à être ajouté dans votre calendrier en ligne, les correspondants au message ajoutés en tant qu’invités. Dommage par contre qu’on ne puisse pas accéder à l’e-mail original depuis l’événement.
Publié Le 15/05/2014 à 17:54 par Frédéric Santos