Pièces jointes Gmail : le dossier
Quelles syntaxes de recherche saisir dans Gmail pour localiser des pièces jointes ? Quels outils pour classer, gérer et sauvegarder ses fichiers joints sur des plateformes de stockage ? Découvrez notre dossier complet.
Le webmail Gmail offre quelques possibilités de recherche et de gestion des pièces jointes. Nous avons voulu ici les répertorier et vous inviter à découvrir quelques outils complémentaires.
Mise à jour avec l’ajout de 2 nouvelles extensions.
Trouver les messages à pièces jointes dans Gmail
Gmail a mis à disposition des syntaxes pour rechercher efficacement des messages selon différents critères. Voici une synthèse des principaux opérateurs à mémoriser :
| Opérateur | Cible |
|---|---|
| has: | qui contient une pièce jointe |
| has:attachment: | qui contient une ou plusieurs pièces jointes (l’opérateur qui vous servira ici pour identifier du contenu dans les pièces jointes) |
| has photos: | qui contient des photos |
| has documents: | pour les documents |
| has videos: | pour les vidéos |
| has calendar event: | pour rechercher des événements |
| filename:png: | rechercher un fichier image au format png |
| filename:txt: | pour rechercher un fichier texte |
| filename:pdf: | pour rechercher un fichier au format PDF |
| filename:doc: | pour retrouver un document Word |
| filename:xls: | pour retrouver une feuille de calcul |
| filename:odt: | pour retrouver une document traitement de texte |
| filename:jpeg: | pour retrouver une image au format JPG |
| filename:png: | pour rechercher un fichier image |
| filename:gif: | même chose mais avec le format GIF |
| filename:mp3: | pour retrouver un fichier audio |
| filename:ogg: | même chose avec le format OGG |
| filename:html: | pour retrouver une page web |
| filename:wma: | pour retrouver un fichier audio |
| size: | pour rechercher des pièces jointes dont le poids minimum est celui indiqué après les 2 points. Par exemple, size:1000000 pour trouver tous les e-mails dont le poids est au minimum de 1MB |
| larger: | pour identifier les messages dont le poids est supérieur à la valeur indiquée après les 2 points. Par exemple, larger:XM (X étant notre variable) |
| smaller: | même chose mais pour les messages dont le poids est inférieur à |
Connaissez-vous les différents outils pour envoyer de gros fichiers ? Consultez notre dossier…
Il est possible de combiner les opérateurs pré-cités entre eux mais aussi avec d’autres. Comme vous le voyez sur la capture qui suit, vous pourrez chercher des pièces jointes de moins 5 Mo mais dont la date d’envoi est antérieure à 2 ans. Il suffit simplement de connaître les bonnes formules.
Vous pourrez trouver les principales syntaxes de recherche avancée en vous rendant sur le site officiel.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de recherche de fichiers joints, il peut être pertinent de les mémoriser dans votre messagerie. Voici le tutoriel illustré pour procéder à ce type d’enregistrement :
Chargement du diaporama en cours…
Options d’insertion et d’enregistrement disponibles avec Google Drive
Restons dans les solutions natives avec le service de stockage « maison ». Au fil du temps, Google a rapproché Google Drive de Gmail en proposant de bien meilleures synergies entre les 2 services.
Avant cela, l’utilisateur devait préalablement télécharger une pièce jointe de Gmail sur son ordinateur pour ensuite l’envoyer vers Drive. La messagerie en ligne nous dispense désormais de cette étape. La prévisualisation des pièces jointes est aussi possible, dans la grande majorité des cas.
Vous pourrez enregistrer les éléments soit à l’unité, soit l’ensemble des pièces jointes d’un message. Voici les 2 options proposées :
Et cela fonctionne également dans le sens inverse. Ainsi peut-on aller chercher des éléments hébergés sur son Drive et les joindre à nos messages Gmail :
Enregistrer automatiquement ses pièces jointes ailleurs
Avec le service en ligne gratuit IFTTT, vous avez la possibilité de créer des règles permettant d’enregistrer automatiquement vos messages contenant des pièces jointes. La liste des « destinations » possibles est plutôt garnie.
On y trouve notamment Dropbox, Evernote, Box, Flickr… De quoi assurer ses arrières en cas d’intrusion ou de grosse perte de données sur Gmail.
Vous pouvez retrouver l’ensemble des étapes à réaliser dans notre tutoriel : Sauvegarder automatiquement ses pièces jointes
MetisMe
MetisMe est une extension gratuite pour Chrome et bientôt disponible pour Android, iOS et Firefox. Après une rapide installation et une configuration basique, MetisMe prend place dans l’interface de votre Gmail et vous offre de nouveaux outils pour rechercher, créer des règles de stockage de vos pièces jointes, et les envoyer sur des services de stockage tels que DropBox, Evernote, Google Drive ou OneDrive.
Un dossier « Attachments » sera alors créé pour l’occasion. Ce sera à cet endroit précis que seront regroupées toutes vos pièces jointes et que vous pourrez d’abord les classer selon de nombreux critères : par type, nom, sujet, nom de la pièce jointe, date et taille.
Un même endroit pour tous ses pièces jointes
Une batterie de filtres est également à votre disposition, lesquels vous permettront d’identifier les éléments selon qu’ils sont des documents, des PDF, des présentations, des feuilles de calcul, des images, des fichiers compressés… Vous pourrez conjuguer ce filtrage avec d’autres critères comme l’appartenance à un label et la période durant laquelle l’e-mail a été posté.
Le fichier attaché que vous recherchez a donc toutes les bonnes raisons de sortir avec tous ces outils. À bien y regarder, l’extension ne fait qu’utiliser les principaux opérateurs de recherche du webmail mais nous en simplifie l’usage. Vous ne serez donc plus obligé de mémoriser toutes les syntaxes de recherche de Gmail.
Voilà un digne remplaçant à Attachments.me qui n’est plus fonctionnel.
Laisser des commentaires sur des pièces jointes reçues
L’idée de cette extension pour Chrome ? Annoter, commenter ou dessiner directement sur les pièces jointes reçues dans Gmail. Une fois le module installé, vous disposerez d’un outil permettant ce type d‘édition directement sur la PJ.
De cette manière, vous ne serez plus contraint d’exporter votre fichier dans un programme tiers pour le modifier. Et ainsi pourrez-vous transmettre vos modifications embarquées sur la pièce jointe aux contacts de votre choix.
Télécharger Annotate Attachments in Gmail
Comparer les différentes versions d’une pièce jointe
Lorsque vous recevez une pièce jointe d’un tiers, il se peut que vous ayez déjà reçue une version de celle-ci. L’extension Draftable for Gmail va identifier les précédentes versions reçues et vous en dresser un historique au sein même de votre webmail.
Ainsi pourrez accéder rapidement aux diverses modifications apportées à vos pièces pièces jointes.
Télécharger les fichiers bloqués
Selon GOS, il est tout de même possible de procéder au téléchargement de pièces jointes bloquées, mais seulement si vous utilisez un client alternatif ou même l’application Android de Gmail.
Pour les utilisateurs de l’appli Gmail sur iOS, il sera toutefois possible de sauvegarder l’élément sur Drive.
Publié Le 18/06/2015 à 01:00 par Frédéric Santos