Débuter avec Mail (Mac)

Voici ma sélection de fonctions pratiques pour Mail. Elles ne sautent pas forcément aux yeux quand on utilise le client, mais ces astuces peuvent grandement faciliter la messagerie au quotidien.

Mail propose les fonctions basiques d’envoi et de gestion de courrier, et bien d’autres options (filtres, interactions avec d’autres applications Mac, lecture vocale, modèles d’e-mails…).

Cet article a été réalisé à partir de la Version 7.2 (1874) du logiciel.

1. Les synergies rapides

Lorsque vous recevez un message, certaines informations ou bout de texte contenu dans l’e-mail donnent lieu à quelques synergies intéressantes avec les autres produits Apple. Ces interactions sont matérialisées par une petite flèche et permettent l’ajout rapide d’un contact, la création d’un nouveau rendez-vous dans iCal, l’affichage d’une adresse directement sur un plan, ou encore l’aperçu d’une page web directement dans le client. Il faut que le texte soit bien entendu sélectionné pour pouvoir agir dessus.

Voici quelques synergies illustrées dans cette galerie d’images :

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2. Vider rapidement sa corbeille

Parfois, il est bienvenu de vider la corbeille de son client de messagerie pour faire un peu de place sur son disque dur. Ne vous méprenez pas, ces petits mails qui n’ont l’air de rien peuvent peser bien plus lourd que vous ne le pensez, et cette manipulation peut s’avérer très utile. Alors, pour ne pas perdre de temps, cliquez sur le bouton de réglages situé en bas à gauche de votre interface puis sur l’option Effacer les éléments supprimés.

Si vous voulez supprimer d’un coup d’un seul tous les messages supprimés de tous vos comptes présents dans Mail, utilisez le raccourci clavier Maj + + icone retour

3. Les raccourcis clavier à connaître

Comme tout bon client qui se respecte, Mail y va de ses raccourcis clavier pour nous faire gagner un temps précieux. En voici 10 que j’utilise au quotidien :

Raccourci clavier Action
+ N Créer un nouveau message
+ R Répondre à l’envoyeur du message sélectionné
+ Maj + R Répondre à tous
Maj + + N Vérifier l’arrivée de nouveaux messages
+ + 1 Pour aller sur la boîte de réception
+ K Pour ajouter un lien à un texte sélectionné
+ S Enregistrer un message en cours de rédaction dans les brouillons
+ Maj + D Envoyer le message
+ Maj + L Ajouter ou retirer un drapeau
+ : Vérifier l’orthographe et la grammaire

4. Se faire lire ses e-mails par l’ordinateur

Si seulement vous pouviez avoir un(e) assistant(e) qui vous lit vos messages lorsque vous arrivez le matin au bureau. Avec cette fonctionnalité plutôt discrète de Mail, ce rêve va pouvoir devenir réalité.

Pour ça, allez sur l’un de vos messages, sélectionnez l’ensemble du texte à l’aide du raccourci + a puis effectuez un clic droit sur zone. Dans le menu Parole, choisissez Commencer la lecture.

Par défaut, la voix sera anglophone, ce qui ne devrait pas simplifier la compréhension de vos messages reçus. N’hésitez donc pas aller faire un tour dans vos Préférences Système Mac puis Dictée et parole. Dans le menu Voix système, téléchargez la voix Thomas qui devrait arranger les choses. Mis à part quelques soucis de prononciation des mots avec apostrophe, c’est parfait !

Comment se faire lire ses e-mails ?

5. Envoyer rapidement un fichier

Si vous avez quelques fichiers (documents, photos…) dans un répertoire bien identifié et que vous souhaitez les envoyer directement dans un nouvel e-mail, vous pouvez faire glisser les éléments directement sur l’icône Mail de votre dock.

Cela créera automatiquement un nouveau message avec les éléments déjà joints. Le gain de temps est évident et vous évitera de déambuler dans votre arborescence à la recherche des bons fichiers.

Comment envoyer rapidement ses pièces jointes sous Mail ?

6. Créer et gérer les modèles

Si vous avez pour habitude de réécrire à peu de choses près les mêmes informations dans vos messages électroniques, il serait dommage de vous tuer à la tâche et de ne pas opter pour les modèles.

La fonctionnalité est discrète et prend la forme d’un bouton placé en haut à droite de l’interface d’un nouveau message. Quelques modèles sont proposés par Apple mais libre à vous d’enregistrer les vôtres via le Menu Fichier puis Enregistrer comme modèle.

Le système de modèles sous Mail Mac OS

Double-cliquez sur le modèle de votre choix pour intégrer directement son contenu dans votre nouveau message.

7. Créer des règles de messages

Mail n’échappe pas à cette tradition de proposer un système de règles de message. Concrètement, vous allez dire au client de traiter tel ou tel e-mail selon ses caractéristiques.

Prenons l’exemple d’un message provenant d’une personne en particulier et pour lequel vous voulez qu’il soit dirigé automatiquement dans un dossier précis.

Pour définir ce comportement précis, vous allez vous rendre dans le Menu Mail puis Préférences puis dans la section Régles. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle pour afficher cette espace de gestion :

Les règles de messages

Vous pourrez ajouter de nombreux « réactions » suite à l’arrivée d’un message (changement de couleur du texte, son précis à émettre, suppression automatique du message, ajout d’un drapeau…). De quoi vous éviter bien des manipulations répétitives et garder une messagerie bien rangée.

Dans cette même logique d’automatisation du rangement des e-mails, n’hésitez pas à utiliser les boîtes aux lettres intelligentes. Particularité de ces boîtes ? Elles peuvent regrouper dans un même dossier des e-mails disséminés dans plusieurs boîtes e-mails (comprenez des comptes de messagerie différents).

8. Gagner de la place dans votre interface

Voilà quelques manipulations à connaître si vous voulez vraiment optimiser l’espace et vous concentrer essentiellement sur les messages reçus.

  • effectuez le raccourci clavier + Maj + + H pour masquer votre barre de favoris
  • et aussi + Maj + M pour masquer la barre latérale
  • n’oubliez pas de masquer le texte de vos icônes en effectuant un clic droit sur la zone du haut

Supprimer le texte des icônes dans l'interface

Bref, ne gardez que le minimum pour aller à l’essentiel dans une interface épurée.

9. Configurer le courrier indésirable

Si vous estimez que votre filtre anti-spam fait du zèle, vous avez la possibilité de le modérer et de garder la main sur le filtrage de messages que Mail considère indésirable.

Ouvrez vos Préférences depuis le menu Mail puis allez dans la section Courrier indésirable. Cochez ensuite la case Appliquer des actions personnalisées et cliquez sur le bouton Avancé. C’est là que vous pourrez déterminer les grandes règles de votre filtre anti-spam.

Le filtre antispam

10. Des notifications pour vos vrais contacts

Le marquage vip d'un contact

Apple propose une fonctionnalité très appréciable pour filtrer encore un peu plus ses messages. En marquant un contact comme VIP (en cliquant sur l’étoile affichée à gauche du nom de l’expéditeur), on s’offre de nouvelles possibilités.

Et notamment celle concernant les notifications qui s’affichent lors de la réception d’un nouveau message. En se rendant dans les Préférences de Mail puis dans la section Général, on peut déterminer qu’on est notifié(e) d’un e-mail si et seulement s’il s’agit d’un VIP. Le réglage se trouve dans le menu déroulant Notifications de nouveau message.

Publié Le 25/04/2014 à 09:57 par



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